| N
п/п |
Виды документов |
Кол-во
экз. |
Необходимые приложения
к основному документу
(представляются
одновременно с
основным документом) |
Примечание |
| 1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
| 1. |
Предложения ЭК
источников
комплектования об
изменении или
установлении сроков
хранения отдельных
категорий документов,
не предусмотренных
перечнями |
2 |
1.1. Инициативный
документ с
обоснованием
предлагаемых сроков
хранения отдельных
категорий документов с
приложением заключений
специалистов.
1.2. Решение ЦЭК или
ЭК организации по
этому вопросу |
Рассматриваются
в присутствии
председателя ЦЭК
территориального
органа или ЭК
организации |
| 2. |
Описи дел постоянного
хранения,
представленные
юридическими лицами,
организациями,
муниципальными
архивами:
- на управленческую
документацию;
- на кино-, фото-,
фоно-, видеодокументы;
- на
научно-техническую
документацию |
4 |
2.1. Историческая
справка
фондообразователя .
2.2. Лист
переименований .
2.3. Список
сокращенных слов.
2.4. Заключение
начальника архивного
отдела (специалиста ГУ
РХ "НАРХ") и члена
ЭПМК |
Для
организаций,
предъявляющих
описи дел
впервые.
В случае
изменения
названия,
реорганизации
организации |
| 3. |
Описи дел по личному
составу |
3 |
3.1. При отсутствии
описи N 1
представляются
документы пп. 2.1 2.4 |
Представляются
вместе с описями
дел по основной
деятельности |
| 4. |
Переработанные и
усовершенствованные
описи дел, хранящихся
в архивных учреждениях
Республики Хакасия |
3 |
4.1. Историческая
справка к фонду.
4.2. Акт переработки
(усовершенствования)
описи.
4.3. Старая опись.
4.4. Переводная
таблица шифров.
4.5. Заключение члена
ЭПМК |
|
| 5. |
Описи дел, прошедших
научно-техническую
обработку в архивных
учреждениях
республики:
- личного
происхождения;
- кино-, фото-, фоно-,
видеодокументов |
3 |
5.1. Историческая
справка
фондообразователя.
5.2. Акт описания.
5.3. Акт о выделении к
уничтожению документов
с истекшими сроками
хранения и не
представляющих
исторической ценности
.
5.4. Сдаточная опись.
5.5. Заключение
начальника архивного
отдела, муниципального
архива (далее архивного отдела)
(специалиста ГУ РХ
"НАРХ") и члена ЭПМК |
Не вошедшие
в опись
документы фондов
личного
происхождения к
уничтожению не
отбираются, а
возвращаются
владельцу по
акту |
| 6. |
Описи объединенных
архивных фондов (ОАФ) |
3 |
6.1. Предисловие к ОАФ
и исторические справки
фондообразователей.
6.2. Акт о создании
ОАФ.
6.3. Описи дел фондов,
вошедших в состав ОАФ.
6.4. Переводная
таблица шифров.
6.5. Заключение члена
ЭПМК |
|
| 7. |
Описи особо ценных
документов |
2 |
7.1. Заключение
начальника архивного
отдела (специалиста ГУ
РХ "НАРХ") и члена
ЭПМК |
|
| 8. |
Типовые и примерные
номенклатуры дел |
2 |
8.1. Решение ЦЭК (ЭК)
республиканской
организации
8.2. Методические
рекомендации по
применению
номенклатуры дел
(проект совместного
письма министра
культуры РХ (или лица,
исполняющего его
обязанности) и
руководителя
республиканской
организации |
|
| 9. |
Номенклатуры дел
организаций списка
комплектования ГУ РХ
"НАРХ", архивных
отделов |
2 |
9.1. Заключение
начальника архивного
отдела (специалиста ГУ
РХ "НАРХ") и члена
ЭПМК |
При наличии
типовых и
примерных
номенклатур дел
учреждений,
списков
комплектования
муниципальных
архивов
индивидуальные
номенклатуры
согласовываются
только с
начальником
архивного отдела |
| 10. |
Предложения о внесении
организаций в список
комплектования |
2 |
10.1. Историческая
справка организации с
указанием места и
значения в отрасли.
10.2. Копия Устава или
Положения с указанием
формы собственности
10.3. Справка
начальника архивного
отдела (специалиста ГУ
РХ "НАРХ") об изучении
состава документов в
организации.
10.4. Номенклатура дел
организации |
|
| 11. |
Предложения об
исключении из Списка
источников
комплектования |
2 |
11.1. Документ о
ликвидации,
реорганизации или
письмо руководителя с
отказом от
сотрудничества с
изложением мотивов
отказа.
11.2. Акт
приема-передачи
документов на
государственное
хранение (в случае
ликвидации).
11.3. Развернутое
заключение начальника
архивного отдела
(специалиста ГУ РХ
"НАРХ") с приложением
оснований для
исключения из списка и
указанием крайних дат
и мест хранения
документов организации |
|
| 12. |
Акты о выделении к
уничтожению архивных
документов, не
подлежащих хранению |
2 |
12.1. Заключение
начальника архивного
отдела (специалиста ГУ
РХ "НАРХ") |
|
| 13. |
Акты о выделении к
уничтожению документов
и дел учреждений,
имеющих в перечнях
отметку "ЭПК" |
1 |
13.1. Выписка из
протокола ЭК
учреждения.
13.2. Заключение
начальника архивного
отдела (специалиста ГУ
РХ "НАРХ") с
изложением сведений о
составе и полноте
документов, отобранных
на постоянное хранение |
|
| 14. |
Акты об утрате и
гибели документов,
находящихся на
ведомственном хранении |
2 |
14.1. Акт проверки
наличия документов.
14.2. Справка
руководителя
организации по розыску
документов, о причинах
утраты или гибели
документов, мерах,
принятых к дальнейшей
сохранности документов
и к виновным.
13.3. Заключение
начальника архивного
отдела (специалиста ГУ
РХ "НАРХ") о ходе
розыска, возможности
восполнить утраченную
информацию за счет
оставшихся документов |
Рассматриваются
в присутствии
руководителя или
председателя ЭК
организации |
| 15. |
Графики согласования
номенклатур дел,
упорядочения и
передачи документов
организаций в архивные
учреждения республики |
2 |
|
|
| 16. |
Инструкции по
делопроизводству
организаций источников
комплектования
архивных учреждений
республики |
2 |
16.1. Заключение
начальника архивного
отдела (специалиста ГУ
РХ "НАРХ") |
|
| 17. |
Положение об архиве
организации |
2 |
17.1. Решение ЦЭК (ЭК)
организации.
17.2. Заключение
начальника архивного
отдела (специалиста ГУ
РХ "НАРХ") |
|
| 18. |
Положение о ЦЭК (ЭК)
организации |
2 |
18.1. Решение ЦЭК (ЭК)
организации
18.2. Заключение
начальника архивного
отдела (специалиста ГУ
РХ "НАРХ") |
|
| 19. |
Проекты методических
пособий по вопросам
комплектования,
экспертизы ценности,
организации
делопроизводства,
разработанные отделом
по делам архивов
Министерства культуры
Республики Хакасия, ГУ
РХ "НАРХ" |
2 |
19.1. Справка с
обоснованием
необходимости
разработки или
переработки пособия и
указанием круга его
применения |
|
| 20. |
Предложения о решении
спорных вопросов по
отбору документов на
постоянное хранение |
1 |
20.1. Справка или
письмо с изложением
существа спора
20.2. Заключение
членов и экспертов
ЭПМК |
|