Приложение к Приказу от 28.11.2007 г № 860 Административный регламент
Административный регламент министерства образования и науки республики хакасия по исполнению государственной функции по рассмотрению обращений граждан
I.Общие положения
1.Административный регламент Министерства образования и науки Республики Хакасия по исполнению государственной функции по рассмотрению обращений граждан (далее - Административный регламент) направлен на защиту прав граждан обращаться лично, направлять индивидуальные и коллективные обращения в Министерство образования и науки Республики Хакасия и разработан в целях повышения качества исполнения государственной функции Министерством образования и науки Республики Хакасия по рассмотрению обращений граждан (далее - функция по рассмотрению обращений граждан).
Административный регламент определяет сроки и последовательность действий (административные процедуры) при рассмотрении обращений граждан, правила ведения делопроизводства по обращениям граждан в Министерстве образования и науки Республики Хакасия.
2.Исполнение функции по рассмотрению обращений граждан в Министерстве образования и науки Республики Хакасия осуществляется соответствии с:
Конституцией Российской Федерации <1>;
--------------------------------
<1> "Ведомости СНД и ВС РФ", 31.12.1992, N 52, ст. 3051; "Российская газета", 25.12.1993, N 237.
Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О Порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" <2>;
--------------------------------
<2> Собрание законодательства Российской Федерации, 08.05.2006, N 19, ст. 2060.
Конституцией Республики Хакасия <3>;
--------------------------------
<3> Вестник Хакасии", 1995, N 25; 1998, N 5 - 6, N 31 - 32; 2000, N 48 - 49, N 69 - 70; 2001, N 53 - 54; 2003, N 13, N 48 - 49; 2004, N 12; 2005, N 34; 2006, N 36; 2007, N 26.
Постановлением Правительства Республики Хакасия от 02.03.2001 N 30 "О расширении функций и изменении названия Министерства образования Республики Хакасия" (с последующими изменениями) <4>;
--------------------------------
<4> "Вестник Хакасии", 2001, N 14 - 15; N 47 - 48; 2004, N 56; 2005, N 10; 2006, N 13.
приказом Министерства образования и науки Республики Хакасия от 25.12.2006 N 1371 "О Регламенте Министерства образования и науки Республики Хакасия";
приказом Министерства образования и науки Республики Хакасия от 20.12.2006 N 1359 "Об утверждении Инструкции по работе с обращениями граждан в Министерстве образования и науки Республики Хакасия";
3.Рассмотрение обращений граждан осуществляется министром образования и науки Республики Хакасия и его заместителями.
4.Рассмотрение обращений граждан включает рассмотрение устных и письменных обращений граждан, личный прием граждан.
5.Организация работы с письменными и устными обращениями граждан, подготовка и проведение личного приема граждан министром образования и науки Республики Хакасия возложена в соответствии с приказом Министерства образования и науки Республики Хакасия на старшего специалиста отдела организационного и материально-технического обеспечения деятельности системы образования (далее - специалист по работе с обращениями граждан).
II.Административные процедуры
Порядок информирования населения об исполнении функции по рассмотрению обращений граждан
6.Информация о порядке исполнения функции по рассмотрению обращений граждан в Министерстве образования и науки Республики Хакасия предоставляется сотрудниками министерства:
- непосредственно специалистом по работе с обращениями граждан;
- с использованием средств телефонной связи, электронной техники.
7.Сведения о месте нахождения, почтовом адресе Министерства образования и науки Республики Хакасия, справочные телефоны изложены в приложении к настоящему Административному регламенту.
Требования к письменным обращениям граждан и обращениям, направляемым по электронной почте, информация об установленных для личного приема граждан днях и часах, в соответствии с утвержденным графиком, сообщаются по телефону и размещаются на информационном стенде в фойе первого этажа административного здания.
8.При информировании о порядке осуществления функции по рассмотрению обращений граждан, ответах на телефонные звонки и устные обращения специалист по работе с обращениями граждан обязан подробно и в вежливой (корректной) форме давать разъяснения обратившимся гражданам по интересующим их вопросам. Ответ должен начинаться с информации о наименовании органа, в который позвонил гражданин, фамилии, имени, отчества и должности специалиста, принявшего телефонный звонок.
При невозможности специалиста, принявшего звонок, ответить на поставленный вопрос гражданину должен быть сообщен телефонный номер, по которому можно получить необходимую информацию.
Срок исполнения функции по рассмотрению обращений граждан
9.Исполнение функции по рассмотрению обращений граждан в Министерстве образования и науки Республики Хакасия осуществляется в течение 30 дней со дня регистрации письменного или устного обращения, если руководителем, рассмотревшим обращение, не установлен более короткий контрольный срок.
Министр образования и науки Республики Хакасия вправе устанавливать сокращенные сроки рассмотрения отдельных обращений граждан.
В исключительных случаях срок исполнения функции по рассмотрению конкретного обращения может быть продлен, но не более чем на 30 дней, с обязательным уведомлением заявителя о продлении срока рассмотрения его обращения.
10.Рассмотрение обращений граждан, содержащих вопросы защиты прав ребенка, предложения по предотвращению возможных аварий и иных чрезвычайных ситуаций, производится безотлагательно.
11.В случае если обращение написано на иностранном языке или точечно-рельефным шрифтом слепых, срок рассмотрения обращения увеличивается на время, необходимое для перевода.
Требования к письменному обращению граждан
12.Письменное обращение гражданина в обязательном порядке должно содержать наименование исполнительного органа государственной власти республики соответствующего должностного лица, а также свои фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии), почтовый адрес, по которому должны быть направлены ответ или уведомление о переадресации обращения, изложение сути предложения, заявления или жалобы, личную подпись заявителя и дату.
В случае необходимости в подтверждение своих доводов гражданин прилагает к письменному обращению документы и материалы либо их копии.
13.Обращение, направленное по электронной почте, должно содержать наименование исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия - Министерство образования и науки Республики Хакасия или фамилию, имя, отчество должностного лица, которому оно адресовано, изложение существа обращения, фамилию, имя, отчество обращающегося, почтовый адрес заявителя (местожительство), электронный адрес (e-mail), контактный телефон, дату. Текст электронного обращения должен быть читаем и корректен. Правильно заполненный почтовый адрес необходим для направления ответа автору обращения.
14.Факсимильное письменное обращение направляется по следующему телефонному номеру: 8(3902) 23-12-30 и должно содержать все вышеперечисленные реквизиты.
Условия, сроки и время личного приема граждан в Министерстве образования и науки Республики Хакасия
15.Личный прием граждан в Министерстве образования и науки Республики Хакасия ведут министр образования и науки Республики Хакасия и его заместители.
16.Техническую работу по организации и обеспечению личного приема граждан министром образования и науки Республики Хакасия и его заместителями осуществляет специалист по работе с обращениями граждан, в соответствии с должностным регламентом.
17.Министр образования и науки Республики Хакасия ведет прием граждан в соответствии с графиком приема по четвергам второй и четвертой недели текущего месяца, по предварительной записи. Заместители осуществляют прием граждан еженедельно с 14 до 17 часов в день, установленный графиком, - понедельник, среда, пятница (без предварительной записи).
18.Предварительная запись на личный прием граждан проводится специалистом по работе с обращениями граждан. Запись на прием начинается с первого рабочего дня текущего месяца и производится ежедневно с 8 до 17 часов (кроме выходных и праздничных дней), в предвыходной и предпраздничный день - с 8 до 16 часов.
19.Личный прием граждан производится с учетом числа записавшихся на прием, с расчетом, чтобы время ожидания в очереди на прием, как правило, не превышало 15 минут.
20.При личном приеме гражданин предъявляет документ, удостоверяющий его личность.
21.При осуществлении личного приема граждан специалист осуществляет заполнение регистрационных карточек в электронной базе данных на каждого гражданина, записавшегося на прием. В карточке указываются личные данные гражданина, его адрес и кратко излагается предмет обращения. При этом, если гражданин не первый раз обращается в приемную по работе с обращениями граждан, осуществляется подборка документов по предыдущим его обращениям.
Специалист по работе с обращениями граждан в ходе личного приема оказывает гражданам информационно-консультативную помощь.
22.При личном приеме могут не рассматриваться обращения гражданина по основаниям, указанным в п. 29 настоящего Административного регламента.
Требования к помещению и местам, предназначенным для осуществления функции по рассмотрению обращений граждан
23.Помещения, выделенные для осуществления функции по рассмотрению обращений граждан, должны соответствовать Санитарно-эпидемиологическим правилам и нормативам "Гигиенические требования к персональным электронно-вычислительным машинам и организации работы. СанПиН 2.2.2/2.4.1340-03", утвержденным Главным государственным санитарным врачом Российской Федерации 30 мая 2003 года.
24.Рабочее место специалиста по работе с обращениями граждан оборудуется средствами вычислительной техники и оргтехникой, необходимым программным обеспечением, позволяющими организовать исполнение функции по рассмотрению обращений граждан в полном объеме, обеспечивается доступ в Интернет, присваивается электронный адрес (e-mail), выделяются бумага, расходные материалы, канцтовары, конверты в количестве, достаточном для исполнения государственной функции.
25.Места для проведения личного приема граждан оборудуются:
- системой кондиционирования воздуха;
- противопожарной системой и средствами пожаротушения;
- системой оповещения о возникновении чрезвычайной ситуации;
- системой охраны.
26.Места ожидания личного приема должны соответствовать комфортным условиям для заявителей, оборудуются стульями, столами, обеспечиваются канцелярскими принадлежностями для написания письменных обращений, информационными стендами.
Результат исполнения функции по рассмотрению обращений граждан
27.Конечным результатом исполнения функции по рассмотрению письменных обращений граждан являются разрешение по существу всех поставленных в обращении вопросов, принятие необходимых мер или подготовка необходимых разъяснений и направление заявителю письменного ответа, содержащего результаты рассмотрения его обращения.
28.Результатом исполнения функции по рассмотрению устных обращений граждан, поступивших в ходе личного приема, является разрешение по существу всех поставленных в обращении вопросов или получение гражданином необходимых разъяснений по решению поставленных вопросов.
Перечень оснований для отказа в исполнении функции по рассмотрению обращений граждан
29.Обращение гражданина не рассматривается по существу, если:
- в письменном обращении гражданина содержится вопрос, по которому ему многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, при условии, что указанное обращение и ранее направляемые обращения направлялись в один и тот же государственный орган, орган местного самоуправления или одному и тому же должностному лицу;
- по вопросам, содержащимся в обращении, имеется вступившее в законную силу судебное решение;
- в обращении содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, содержащие угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи;
- в обращении не указаны личные данные (фамилия, имя, отчество) обратившегося и почтовый адрес для ответа;
- от гражданина поступило заявление о прекращении рассмотрения обращения;
- обращение подано в интересах третьих лиц, которые возражают против его рассмотрения, о чем имеется их письменное заявление;
- текст письменного обращения не поддается прочтению или не имеет смыслового содержания;
- ответ по существу поставленного в обращении вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законодательством тайну.
30.Об отказе в рассмотрении обращения по существу письменно сообщается обратившемуся гражданину.
Отказ от рассмотрения обращения может быть дан заявителю и в ходе личного приема, если ему ранее уже был дан ответ по существу поставленных в обращении вопросов.
31.Обращение, в котором обжалуется судебное решение, возвращается гражданину, направившему обращение, с разъяснением порядка обжалования данного судебного решения.
32.В случае если по вопросам, содержащимся в обращении, возбуждено судебное производство с участием того же лица (группы лиц) или материалы, необходимые для принятия решения и ответа заявителю, рассматриваются в суде, рассмотрение обращения может быть отложено до вступления в законную силу решения суда.
Ответственность сотрудников при исполнении функции по рассмотрению обращений граждан
33.Сотрудники Министерства образования и науки Республики Хакасия, работающие с обращениями граждан, несут ответственность в соответствии с федеральным законодательством и законодательством Республики Хакасия за сохранность находящихся у них на рассмотрении обращений и документов, связанных с их рассмотрением.
Персональная ответственность сотрудников закреплена в их должностных регламентах.
34.Сведения, содержащиеся в обращениях, а также персональные данные заявителя могут использоваться только в служебных целях и в соответствии с полномочиями лица, работающего с обращением. Запрещается разглашение содержащейся в обращении информации о частной жизни обратившихся граждан без их согласия. Не является разглашением сведений, содержащихся в письмах и заявлениях граждан, направление письменного обращения в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов.
35.При утрате исполнителем документов, содержащих письменное обращение гражданина, назначается служебное расследование, о результатах которого информируется министр образования и науки Республики Хакасия.
36.При уходе в отпуск исполнитель обязан передать все имеющиеся у него на исполнении письменные обращения временно замещающему его специалисту.
При переводе на другую работу или освобождении от занимаемой должности исполнитель обязан в установленном порядке сдать все числящиеся за ним документы (обращения, материалы и документы к ним) специалисту по работе с обращениями граждан.
Последовательность административных действий (процедур)
37.Исполнение функции по рассмотрению обращений граждан включает в себя следующие административные действия (процедуры):
- прием и первичная обработка письменных обращений граждан, поступивших в Министерство образования и науки Республики Хакасия;
- регистрация и аннотирование поступивших обращений;
- направление обращений на рассмотрение министру образования и науки Республики Хакасия, его заместителям в соответствии с курируемыми направлениями деятельности;
- постановка обращений граждан на контроль и осуществление контроля за ходом исполнения обращений граждан;
- рассмотрение обращений граждан в ведомствах Министерства образования и науки Республики Хакасия в соответствии с резолюцией руководства;
- рассылка уведомлений гражданам о направлении их обращений для принятия конкретных мер;
- продление срока рассмотрения обращений граждан в случае необходимости;
- личный прием граждан;
- оформление ответов на обращения граждан;
- предоставление справочной информации о ходе рассмотрения обращений.
Прием и первичная обработка письменных обращений граждан
38.Основанием для начала исполнения функции по рассмотрению обращений граждан является личное обращение гражданина в Министерство образования и науки Республики Хакасия или поступление письменных обращений граждан по каналам почтовой, факсимильной связи либо по электронной почте, а также доставленные непосредственно гражданами или их представителями. Письменные обращения граждан могут быть присланы также из других государственных органов или от должностных лиц с сопроводительным письмом для рассмотрения по поручению.
39.Обращения, направленные по почте (в том числе телеграммы), и документы, связанные с их рассмотрением, а также обращения граждан, направленные фельдсвязью из федеральных органов государственной власти для рассмотрения в республику, первоначально поступают в канцелярию Министерства образования и науки Республики Хакасия, откуда в тот же день передаются специалисту по работе с обращениями граждан.
Письма, жалобы, заявления граждан, поступившие непосредственно специалисту по работе с обращениями граждан по информационным каналам связи (электронная почта), ежедневно распечатываются им на бумажных носителях и оформляются для рассмотрения министром в установленном порядке как обычные обращения граждан.
40.Специалист по работе с обращениями граждан, ответственный за прием документов:
- проверяет правильность адресования корреспонденции и целостность упаковки;
- вскрывает конверты (не вскрытые в канцелярии), проверяет наличие в них документов (разорванные документы подклеиваются), к тексту письма подкалывает конверт. Допускается не сохранять конверт, если адрес заявителя дополнительно указан в тексте письма;
- подкалывает к поступившему письму прилагаемые документы (паспорта, военные билеты, трудовые книжки, пенсионные удостоверения, фотографии и другие подобные приложения) при их наличии;
- при недостаче документов (отдельных их листов) или приложений к ним недостающие документы запрашивает по телефону (если он указан в тексте письма), составляет акт в 2-х экземплярах, один из которых приобщает к поступившему документу, второй направляет отправителю. Аналогичный акт составляется на письма, поступившие с денежными знаками, ценными бумагами (облигациями, акциями и т.д.), подарками, который также приобщается к поступившему обращению;
- проверяет на письмах, поступивших по электронным каналам связи, наличие обратного e-mail адреса, фамилии, имени, отчества корреспондента, должностного лица, которому направлено обращение. При необходимости уточняет данные, направив корреспонденту электронный запрос;
- письма, поступившие в Министерство образования и науки Республики Хакасия ошибочно (не по адресу), направляет по указанному в письме адресу или возвращает корреспонденту.
41.Обращения с пометкой "лично", поступившие на имя министра образования и науки Республики Хакасия, его заместителей, вскрываются специалистом по работе с обращениями граждан, регистрируются и рассматриваются в порядке, аналогичном рассмотрению всех обращений граждан, поступающих в Министерство образования и науки Республики Хакасия.
42.Результатом выполнения действий по приему и первичной обработке обращений граждан является получение конвертов с письмами граждан на почтовом отделении или фельдсвязью в установленном порядке, вскрытие и передача поступивших писем специалисту по работе с обращениями граждан.
Регистрация и аннотирование поступивших обращений
43.Все предложения, заявления и жалобы граждан, адресованные в Министерство образования и науки Республики Хакасия, переданные на исполнение Правительством Республики Хакасия или поступившие непосредственно специалисту по работе с обращениями граждан по факсу, электронной почте или доставленные напрямую гражданами, проходят обязательную регистрацию в день их поступления. Допускается, в случае большого количества поступивших документов, осуществлять их регистрацию в течение 3-х последующих дней с момента поступления. Регистрация производится с использованием системы автоматизированного делопроизводства и документооборота "Дело" (далее - САДД "Дело").
Не регистрируются письма, содержащие текст, не имеющий смыслового содержания, анонимные обращения, письма, содержащие нецензурные выражения или оскорбляющие честь и достоинство других лиц. Такого рода обращения списываются "в дело" министром образования и науки Республики Хакасия и по итогам года уничтожаются.
Анонимные письма, содержащие сведения о готовящемся или уже совершенном преступлении, угрозе возникновения чрезвычайной ситуации, незамедлительно передаются в правоохранительные и другие компетентные органы.
44.Обращения граждан, направляемые в Министерство образования и науки Республики Хакасия по подведомственности органами государственной власти Российской Федерации и Республики Хакасия, Верховным Советом Республики Хакасия и его депутатами, прокуратурой Республики Хакасия и др. и содержащие поручения о рассмотрении, регистрируются как документы, поступившие из вышестоящих органов, и в тот же день передаются на рассмотрение министру образования и науки Республики Хакасия и его заместителям по курируемым направлениям деятельности.
45.Письма граждан, поступившие из редакций средств массовой информации, органов политических партий и общественных организаций (в том числе с просьбой проинформировать о результатах рассмотрения), письма с просьбами о личном приеме регистрируются и рассматриваются министром образования и науки Республики Хакасия и его заместителями в установленном порядке и сроки аналогично обычным обращениям граждан.
46.В случае если вопрос, поставленный в обращении, находится вне компетенции Министерства образования и науки Республики Хакасия, то обращение в течение семи дней со дня регистрации пересылается по принадлежности в орган, компетентный решать данный вопрос, с уведомлением об этом обратившегося гражданина.
47.Специалист, ответственный за регистрацию обращений граждан:
- в правом нижнем углу первой страницы письма проставляет регистрационный штамп установленной формы с указанием регистрационного номера, присвоенного письму. Регистрационный номер обращения состоит из индекса (по первой букве фамилии гражданина) и порядкового номера обращения, присваиваемого САДД "Дело" автоматически, например, И-24 (обращение Иванова, порядковый номер регистрационной карточки - 24). В случае если место, предназначенное для штампа, занято текстом письма, штамп может быть проставлен в ином месте, обеспечивающем его прочтение;
- заполняет регистрационную карточку в САДД "Дело", указывая фамилию и инициалы заявителя (в именительном падеже), его адрес. Если письмо подписано двумя и более авторами, то в карточку вносятся первые две или три фамилии (первой вводится фамилия автора, в адрес которого будет направлен ответ). Такое обращение считается коллективным.
Коллективными являются также обращения, поступившие от имени коллектива организации, а также резолюции собраний и митингов (регистрационный номер имеет вид "Кол - порядковый номер обращения");
- отмечает тип доставки обращения в соответствующем поле регистрационной карточки (письмо, телеграмма, доставлено лично и т.п.). Если обращение поступило с сопроводительным письмом, то указывает, откуда оно поступило (из Администрации Президента Российской Федерации, Правительства Республики Хакасия, Верховного Совета Республики Хакасия, Министерств образования и науки Российской Федерации, прокуратуры Республики Хакасия и т.д.), проставляет дату и исходящий номер сопроводительного письма;
- отделяет от письма поступившие деньги, паспорта, ценные бумаги, иные подлинные документы (при необходимости с них снимаются копии) и возвращает их заявителю. Деньги возвращаются почтовым переводом, при этом почтовые расходы относятся на счет заявителя. В случае, если заявитель прислал конверт с наклеенными на него знаками почтовой оплаты и надписанным адресом, этот конверт может быть использован для отправления ответа;
- прочитывает текст обращения, осуществляет его аннотирование, выделяет поставленные в обращении проблемы и вносит краткое содержание обращения в регистрационную карточку. Аннотация должна быть четкой, краткой, отражать содержание всех вопросов, поставленных в обращении, обосновывать адресность направления письма на рассмотрение;
- проставляет шифр темы согласно применяемому в САДД "Дело" классификатору. Если в обращении ставится несколько вопросов, то шифр присваивается каждому из них;
- проверяет обращение на повторность, при необходимости сверяет с находящейся в архиве предыдущей перепиской. Повторным считается обращение, поступившее от одного и того же автора по одному и тому же вопросу, если со времени подачи первого обращения не истек установленный законодательством срок рассмотрения или заявитель не удовлетворен полученным ответом;
- осуществляет ввод необходимых примечаний, определяет и вводит фамилию и инициалы исполнителя рассмотрения обращения;
- на поручениях о рассмотрении, в которых содержится просьба проинформировать о результатах рассмотрения, проставляет штамп "Контроль", на поручениях Председателя Правительства Республики Хакасия, его заместителей, Верховного Совета Республики Хакасия, министра образования Российской Федерации, прокуратуры Республики Хакасия.
48.Тексты писем, подготовленные на иностранном языке, предварительно переводятся. Письма, написанные точечно-рельефным шрифтом слепых, направляются для перевода в Хакасское отделение Всероссийского общества слепых.
Регистрация таких обращений граждан осуществляется после поступления перевода.
49.Результатом выполнения действий по регистрации и аннотированию обращений граждан является внесение данных о поступивших обращениях граждан (регистрация) в информационную систему САДД "Дело" и подготовка каждого обращения гражданина к передаче на рассмотрение.
Рассмотрение обращений граждан руководством Министерства образования и науки Республики Хакасия и направление их на исполнение
50.Специалистом по работе с обращениями граждан зарегистрированные письма, жалобы и заявления передаются министру образования и науки Республики Хакасия и его заместителям для рассмотрения в соответствии с курируемыми направлениями деятельности.
Обращения граждан передаются на рассмотрение руководству вместе с регистрационными карточками, в которых предусмотрено поле для написания поручения (резолюции) руководителем.
51.Поручения (резолюции) министра образования и науки Республики Хакасия и его заместителей вводятся в САДД "Дело". В журнале передачи документов электронной регистрационной карточки обращения фиксируются дата, время, фамилия и инициалы должностных лиц, ответственных за исполнение.
Поручение должно содержать: наименование подразделения, фамилии и инициалы должностных лиц, которым дается поручение, кратко сформулированный текст, предписывающий действие, порядок и срок исполнения, подпись руководителя с расшифровкой и датой, а также ссылку на регистрационный номер прилагаемого обращения, если поручение подготовлено руководителем на отдельной карточке для резолюций. Поручение может состоять из нескольких частей, предписывающих каждому исполнителю самостоятельное действие, порядок и срок исполнения поручения.
52.Контрольные сроки исполнения обращений граждан устанавливаются специалистом в соответствии с законодательством в течение 30 дней, если более короткий срок не установлен резолюцией руководителя. Контрольные сроки отражаются в соответствующем поле электронной регистрационной карточки обращения, на свободном поле обращения проставляется штамп контроля.
53.В тексте резолюции (поручения) могут быть указания "срочно" или "оперативно", которые предусматривают соответственно 3-дневный или 10-дневный срок исполнения поручения, считая от даты ее написания.
54.Если обращение гражданина направляется на рассмотрение в муниципальные органы управления образованием или в подведомственные образовательные учреждения, специалистом по работе с обращениями граждан может быть оформлено сопроводительное письмо, которое подписывается руководителем, рассмотревшим данное обращение.
55.Одновременно с направлением обращения на исполнение заявителю направляется уведомление о том, куда направлено его обращение. Уведомления установленной формы оформляются и подписываются руководителем.
Уведомления для писем, поступивших в приемную по работе с обращениями граждан по электронным каналам связи, могут направляться заявителю по указанному электронному адресу.
56.Результатом выполнения действий по рассмотрению обращений граждан в Министерстве образования и науки Республики Хакасия является передача зарегистрированных писем и регистрационных карточек с резолюциями руководства в отделы министерства, муниципальные органы управления образованием или в подведомственные образовательные учреждения.
Отправка документов исполнителям осуществляется через канцелярию Министерства образования и науки Республики Хакасия либо нарочным.
Рассмотрение обращений граждан должностными лицами Министерства образования и науки Республики Хакасия
57.Поступившие в Министерство образования и науки Республики Хакасия письменные обращения граждан рассматриваются в течение 30 дней со дня их регистрации должностными лицами, если резолюцией руководителя не установлен более короткий контрольный срок рассмотрения обращения.
58.Обращения могут исполняться непосредственно в Министерстве образования и науки Республики Хакасия (в том числе с выездом на место) или их исполнение может быть поручено конкретному муниципальному органу управления образованием или подведомственному учреждению.
59.Документы, направляемые на исполнение нескольким соисполнителям, передаются им поочередно или направляются на исполнение в копиях. При этом необходимое количество копий документов для отправки подготавливается в канцелярии Министерства образования и науки Республики Хакасия.
Контроль за сроками исполнения, а также централизованную подготовку ответа заявителю осуществляет исполнитель, указанный в поручении первым, либо специалист по работе с обращениями граждан. Соисполнители не позднее семи дней до истечения срока исполнения письма обязаны представить ответственному исполнителю все необходимые материалы для обобщения и подготовки ответа.
В случае если информацию об исполнении обращения гражданина необходимо направить в вышестоящий орган государственной власти, проект письма, завизированный ответственным исполнителем, в установленные сроки представляется для подписания министру образования и науки Республики Хакасия либо его заместителям для отправки в соответствующий орган государственной власти.
60.Должностное лицо, которому поручено рассмотрение обращения:
- обеспечивает объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение обращения, вправе пригласить заявителя для личной беседы, запросить в установленном порядке дополнительные материалы и объяснения у заявителя и иных юридических и физических лиц;
- принимает меры, направленные на восстановление или защиту нарушенных прав, свобод и законных интересов гражданина;
- дает письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов;
- уведомляет гражданина о направлении его обращения на рассмотрение в другой государственный орган, органы местного самоуправления или иному должностному лицу в соответствии с их компетенцией.
61.Должностное лицо, которому в установленном порядке направлен запрос о предоставлении дополнительной информации, необходимой для исполнения обращения, обязано в течение 15 дней предоставить запрашиваемые документы и материалы, за исключением таких, в которых содержатся сведения, составляющие государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, и для которых установлен особый порядок предоставления.
62.В случае если обращение, по мнению исполнителя, направлено не по принадлежности, он в двухдневный срок возвращает это обращение специалисту по работе с обращениями граждан, указывая при этом наименование исполнительного органа государственной власти республики, в который, по его мнению, следует направить данное обращение.
63.На обращения, не являющиеся заявлениями, жалобами, не содержащие конкретных предложений или просьб (в том числе стандартные поздравления, соболезнования, письма, присланные для сведения, и т.д.), ответы, как правило, не даются.
64.Должностное лицо, которому направлено обращение, вправе не рассматривать его по существу по основаниям, указанным в п. 29 настоящего Административного регламента.
65.Если в указанном обращении содержатся сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противоправном деянии, а также о лице, его подготавливающем, совершающем или совершившем, сотрудники приемной по работе с обращениями граждан после ознакомления руководства с данным обращением направляют его в правоохранительные органы.
66.Результатом рассмотрения обращений граждан в Министерстве образования и науки Республики Хакасия является разрешение по существу поставленных в них вопросов, подготовка и направление ответов заявителям, направление в уполномоченные государственные органы поручений.
Личный прием граждан
67.Прием граждан министром образования и науки Республики Хакасия и его заместителями осуществляется в соответствии с утвержденным графиком в порядке очередности по предъявлении документа, удостоверяющего личность гражданина.
Граждане, имеющие установленное действующим законодательством Российской Федерации право внеочередного приема, а также беременные женщины принимаются вне очереди.
68.Специалист по работе с обращениями граждан приглашает прибывшего на прием, производит регистрацию заявителя с использованием САДД "Дело", вносит в базу данных сведения о нем - фамилию, имя, отчество, место регистрации, социальное положение и количество его обращений в Министерство образования и науки Республики Хакасия, содержание устного обращения гражданина.
В случае повторного обращения специалист по работе с обращениями граждан осуществляет подборку всех имеющихся в архиве материалов, касающихся данного заявителя.
Подобранные материалы представляются руководителю, ведущему личный прием.
69.Во время личного приема руководитель, ведущий прием, может принять решение о направлении заявителя для дальнейшего решения вопроса в соответствующий орган государственной власти республики, государственное учреждение либо в орган местного самоуправления по подведомственности поставленных в обращении вопросов.
70.Специалист по работе с обращениями граждан консультирует заявителя, разъясняя порядок разрешения его вопроса, составляет краткую аннотацию обращения и по результатам личного приема вносит информацию о рассмотрении обращения в САДД "Дело".
В случае если в результате личного приема заявитель получил обоснованное и полное разъяснение по поставленным вопросам и руководитель, ведущий прием, принял решение не проводить дальнейшую работу по данному обращению, специалист по работе с обращениями граждан делает соответствующую отметку "Разъяснено" в базе данных САДД "Дело".
71.Запись на повторный прием к министру образования и науки Республики Хакасия осуществляется не ранее получения гражданином ответа на предыдущее обращение.
72.Во время личного приема руководителем каждый гражданин имеет возможность изложить свое обращение устно либо в письменной форме. По просьбе заявителя, оставившего свое письменное обращение, ему выдается расписка с указанием даты приема обращения, количества принятых листов и сообщается телефон для справок по обращениям. Никаких отметок на копиях или вторых экземплярах принятых обращений не делается.
73.По окончании приема руководитель или заместитель, ведущий прием, доводит до сведения заявителя свое решение или информирует о том, кому будет поручено рассмотрение и принятие мер по его обращению, а также откуда он получит ответ, либо разъясняет: где, кем и в каком порядке может быть рассмотрено его обращение по существу.
В ходе личного приема гражданину может быть отказано в дальнейшем рассмотрении обращения, если ему ранее был дан ответ по существу поставленных в обращении вопросов.
74.Руководитель или заместитель, ведущий прием, по результатам рассмотрения обращений граждан принимает решение о постановке на контроль исполнения данных во время личного приема поручений.
75.После завершения личного приема руководителем или заместителями, согласно их поручениям, зафиксированным в карточке личного приема, специалист по работе с обращениями граждан оформляет рассылку документов, зафиксировав поручения в регистрационных карточках САДД "Дело". Исполнителям поручений направляются копии карточек личного приема с поручениями руководителя или заместителя, ведущего прием, с прилагаемыми документами (письменное обращение, копии необходимых документов) либо готовится сопроводительное письмо к пакету документов заявителя, которое подписывается руководителем или заместителем, осуществляющим прием.
76.Материалы с личного приема хранятся в архиве канцелярии 5 лет, а затем уничтожаются в установленном порядке.
77.Результатом личного приема граждан руководством Министерства образования и науки Республики Хакасия и его заместителями является разъяснение по существу вопроса, с которым обратился гражданин, либо принятие руководителем или заместителем, осуществляющим прием, решения по разрешению поставленного вопроса, либо направление поручения для рассмотрения заявления гражданина в уполномоченный орган.
Постановка обращений граждан на контроль
78.На контроль ставятся обращения, в которых сообщается о конкретных нарушениях законных прав и интересов граждан, а также обращения по вопросам, имеющим общественное значение. Постановка обращений на контроль также производится с целью устранения недостатков в работе государственных органов и органов местного самоуправления, получения материалов для обзоров почты, подготовки аналитических записок и информаций, выявления обоснованности принимавшихся ранее мер по обращениям граждан, поступавшим в Министерство образования и науки Республики Хакасия неоднократно.
79.В обязательном порядке осуществляется контроль за исполнением поручений Президента Российской Федерации, Председателя Правительства Российской Федерации и его Первых заместителей, председателей палат Федерального Собрания Российской Федерации, руководителя Администрации Президента Российской Федерации, представителя Президента Российской Федерации в Сибирском федеральном округе, главного федерального инспектора в Республике Хакасия, Председателя Правительства Республики Хакасия и его заместителей, Верховного Совета Республики Хакасия о рассмотрении обращений граждан.
80.На особый контроль ставятся поручения Президента Российской Федерации, Председателя Правительства Российской Федерации, председателей палат Федерального Собрания Российской Федерации, полномочного представителя Президента Российской Федерации в Сибирском федеральном округе, Председателя Правительства Республики Хакасия и его заместителей, Верховного Совета Республики Хакасия о рассмотрении обращений граждан, содержащие указание на необходимость подготовки ответа о результатах их рассмотрения. Срок рассмотрения таких обращений устанавливается в 15 дней или в соответствии с текстом поручения. Продление срока исполнения таких обращений производится министром образования и науки Республики Хакасия.
81.Решение о постановке обращения на контроль вправе принять специалист по работе с обращениями граждан. На обращениях, взятых на контроль, перед направлением их на исполнение проставляются штампы "Контроль" и "Подлежит возврату".
82.В случае если в ответе, полученном от исполнителя, рассмотревшего обращение, указывается, что вопрос, поставленный заявителем, будет решен в течение определенного периода времени, такое обращение может быть поставлено на дополнительный контроль, о чем заявителю направляется уведомление с указанием контрольного срока для ответа об окончательном решении вопроса.
83.Обращение может быть возвращено исполнителю для повторного рассмотрения, если из полученного ответа следует, что рассмотрены не все вопросы, поставленные в обращении, или ответ не соответствует предъявляемым к нему требованиям.
84.Контроль за соблюдением сроков рассмотрения обращений граждан осуществляет специалист по работе с обращениями граждан, начальники отделов, министр образования и науки Республики Хакасия.
85.Результатом осуществления процедуры является постановка на контроль общественно значимых обращений граждан и поручений вышестоящих органов по рассмотрению обращений граждан.
Продление срока рассмотрения обращений граждан
86.В исключительных случаях, а также в случае направления запроса о предоставлении информации, необходимой для рассмотрения обращения в иной государственный орган, орган местного самоуправления, образовательному учреждению или должностному лицу срок рассмотрения обращения может быть продлен, но не более чем на 30 дней.
87.Для решения вопроса о продлении срока рассмотрения обращения ответственный исполнитель готовит служебную записку с обоснованием необходимости продления срока и представляет ее руководителю.
88.Специалист по работе с обращениями граждан осуществляет подборку документов по данному обращению и вместе со служебной запиской о продлении представляет документы руководителю или заместителю, первоначально рассмотревшему данное обращение и подготовившему резолюцию.
89.Решение о продлении срока рассмотрения обращения принимается тем руководителем или заместителем, который первоначально рассматривал данное обращение и давал поручение. В этом случае сотрудниками приемной по работе с обращениями граждан заявителю направляется уведомление о продлении срока рассмотрения обращения.
Оформление ответов на обращения граждан
90.Ответы на обращения граждан подписываются министром образования и науки Республики Хакасия или его заместителями.
91.Текст ответа должен излагаться четко, последовательно, кратко, исчерпывающе давать пояснения на все поставленные в письме вопросы. При подтверждении фактов, изложенных в жалобе, в ответе следует указывать, какие меры приняты, в том числе к виновным должностным лицам.
92.В ответе в федеральные или государственные органы должно быть указано, что заявитель проинформирован о результатах рассмотрения его обращения. В ответах по коллективным обращениям указывается, кому именно из авторов дан ответ.
93.Подготовки специального ответа не требуется, если по результатам рассмотрения обращения принят нормативный правовой акт и экземпляр принятого правового акта направляется заявителю.
94.К ответу могут прилагаться подлинники документов, представленных заявителем к письму. Если в письме не содержится просьбы об их возврате, они остаются в деле.
95.Ответы заявителям печатаются на бланках Министерства образования и науки Республики Хакасия в соответствии с Инструкцией по делопроизводству. В левом нижнем углу ответа обязательно указываются фамилия исполнителя и номер его служебного телефона.
96.Информация по итогам исполнения обращения, поступившего в Министерство образования и науки Республики Хакасия по электронным каналам связи, направляется заявителю либо по e-mail адресу (в этом случае подпись на информации не оформляется); при наличии в тексте обращения почтового адреса письмо - ответ за подписью должностного лица направляется гражданину по почте. Данный порядок направления электронных ответов заявителям устанавливается до внедрения в Республике Хакасия электронной цифровой подписи (ЭЦП); в условиях применения ЭЦП направляемые по электронным каналам связи ответы гражданам удостоверяются в установленном порядке.
97.Подлинники обращений граждан возвращаются только при наличии на них штампа "Подлежит возврату" или специальной отметки в сопроводительном письме.
98.Если на обращение дается промежуточный ответ, то в тексте указывается срок окончательного разрешения вопроса.
99.После завершения рассмотрения письменного обращения и оформления ответа подлинник обращения и все материалы, относящиеся к рассмотрению, передаются специалисту по работе с обращениями граждан, где проверяется правильность оформления ответа и краткое его содержание заносится в САДД "Дело". Ответы, не соответствующие требованиям, предусмотренным настоящим Административным регламентом, возвращаются исполнителю для доработки.
100.Поступившие ответы из государственных органов, органов местного самоуправления и других организаций на поручения о рассмотрении обращений граждан регистрируются в САДД "Дело" (в графе "Отчет исполнителя" записываются номер и дата ответа, его краткое содержание), а затем направляются должностному лицу, давшему поручение, для списания "в дело".
101.Списание "в дело" исполненных обращений осуществляется руководителем или заместителями, давшими поручение по исполнению данного обращения. При этом отметка "в дело" проставляется на свободном поле текста ответа, подготовленного исполнителем. Она также должна содержать подпись должностного лица и дату списания документа.
102.В соответствии с Инструкцией по делопроизводству Министерства образования и науки Республики Хакасия исходящему письму - ответу на обращение присваивается тот же регистрационный номер, что и первичному обращению гражданина.
103.При необходимости исполнитель может составить справку о результатах рассмотрения обращения (например, в случае, если ответ заявителю был дан по телефону, в личной беседе либо при рассмотрении обращения возникли обстоятельства, не отраженные в ответе, но существенные для рассмотрения дела).
104.Итоговое оформление дел для архивного хранения осуществляется специалистом по работе с обращениями граждан в соответствии с требованиями Инструкции по делопроизводству Министерства образования и науки Республики Хакасия.
Предоставление справочной информации о ходе рассмотрения обращений
105.В любое время с момента регистрации обращения заявитель имеет право ознакомиться с документами и материалами, касающимися рассмотрения обращения, если это не затрагивает права, свободы и законные интересы других лиц и если в указанных документах и материалах не содержатся сведения, составляющие государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну.
106.Справочную работу по исполнению функции по рассмотрению обращений граждан ведет специалист по работе с обращениями граждан.
Справки по вопросам исполнения функции по рассмотрению обращений граждан предоставляются устно специалистом по работе с обращениями граждан. Справки предоставляются при личном обращении или посредством справочного телефона.
107.Справки предоставляются по следующим вопросам:
- о получении обращения и направлении его на рассмотрение в органы государственной власти, местного самоуправления, государственные учреждения, должностным лицам в соответствии с поручением;
- об отказе в рассмотрении обращения;
- о продлении срока рассмотрения обращения;
- о результатах рассмотрения обращения.
108.Звонки от заявителей по вопросу получения справки об исполнении функции по рассмотрению обращений граждан принимаются ежедневно с 8.00 до 17.00, кроме выходных и праздничных дней, в предвыходной и предпраздничный день - с 8.00 до 16.00.
109.При получении запроса по телефону специалист по работе с обращениями граждан:
- называет наименование органа, в который позвонил гражданин;
- представляется, назвав свою фамилию, имя, отчество;
- предлагает абоненту представиться;
- выслушивает и уточняет, при необходимости, суть вопроса;
- вежливо, корректно и лаконично дает ответ по существу вопроса;
- при невозможности в момент обращения ответить на поставленный вопрос предлагает обратившемуся с вопросом гражданину перезвонить в конкретный день и в определенное время;
- к назначенному сроку сотрудник подготавливает ответ.
110.Во время разговора специалист по работе с обращениями граждан должен произносить слова четко, избегать "параллельных разговоров" с окружающими людьми и не прерывать разговор по причине поступления звонка на другой аппарат.
111.Предоставление справочной информации о ходе рассмотрения обращений граждан, поступивших в Министерство образования и науки Республики Хакасия по электронным каналам связи, осуществляется по соответствующим запросам адресатов на электронный адрес корреспондента.
112.Специалист по работе с обращениями граждан регулярно готовит статистические материалы в виде таблиц (ежемесячно) и информационно-аналитические записки (1 раз в полугодие) об исполнении функции по рассмотрению обращений граждан и представляет их Руководителю Аппарата Правительства Республики Хакасия - заместителю Председателя Правительства Республики Хакасия.
113.Результатом предоставления справочной информации при личном обращении гражданина или по справочному телефону является информирование гражданина по существу обращения в устной форме.
Порядок и формы контроля за исполнением функции по рассмотрению обращений граждан
114.Контроль за полнотой и качеством исполнения функции по рассмотрению обращений граждан включает в себя проведение проверок (в том числе с выездом на место), выявление и устранение нарушений прав заявителей, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на обращения заявителей, содержащих жалобы на решения, действия (бездействие) должностных лиц.
115.Текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами по исполнению государственной функции, и принятием решений специалистами осуществляется министром образования и науки Республики Хакасия путем проверок соблюдения и исполнения положений настоящего Административного регламента, иных нормативных правовых актов Российской Федерации и Республики Хакасия.
Ответственные исполнители несут персональную ответственность за соблюдение сроков и порядка исполнения государственной функции в соответствии с их должностными регламентами.
Периодичность осуществления текущего контроля устанавливается министром образования и науки Республики Хакасия.
Порядок обжалования действий по исполнению функции по рассмотрению обращений граждан в Министерстве образования и науки Республики Хакасия, принятых по обращениям
116.Гражданин вправе обжаловать действия по исполнению функции по рассмотрению обращений граждан и решение, принятое по результатам рассмотрения его обращения, в вышестоящий орган, вышестоящему должностному лицу, прокурору или в суд в порядке, предусмотренном законодательством Российской Федерации и Республики Хакасия.