Приложение к Решению от 18.08.2006 г № 498 Рекомендация

Методические рекомендации по оформлению и ведению документации представительных органов муниципальных образований боградского района

Общие положения
Настоящие Рекомендации разработаны в соответствии с Федеральным законом от 2 мая 2006 года N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", положениями ГОСТа Р 6.30-2003 "Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" и другими государственными стандартами на унифицированные системы документации и устанавливают единые правила работы со служебными документами (далее - документы) и обращениями граждан.
Рекомендации основаны на положениях федерального законодательства, Уставов муниципальных образований Боградского района и устанавливают общие требования к организации работы с документами в органах местного самоуправления муниципальных образований Боградского района.
Организация работы с документами осуществляется структурным подразделением, на которое возложены функции по документационному обеспечению, или соответствующим специалистом. На указанных работников возлагается выполнение следующих обязанностей:
- прием и учет поступающей корреспонденции, регистрация и учет документов, подготовленных в постоянных комиссиях, аппарате и самим представительным органом муниципального образования;
- передача корреспонденции на рассмотрение руководству, а после получения указаний - непосредственному исполнителю;
- контроль за исполнением документов и поручений;
- ознакомление сотрудников с распорядительными и информационными материалами;
- систематическое информирование руководителя о состоянии исполнения документов и поручений;
- выдача депутатам и работникам аппарата дел и документов для работы, контроль за их возвратом;
- ведение и оформление дел в соответствии с номенклатурой, подготовка проекта номенклатуры дел на очередной год;
- подготовка и передача дел на архивное хранение, оформление акта об уничтожении документов, не подлежащих хранению.
При оформлении документов должны соблюдаться правила, установленные законодательством и нормативными актами, обеспечивающие юридическую силу документов, оперативное и качественное их исполнение, возможность обработки или поиска с помощью электронной техники.
I.Документация представительного органа муниципального образования
Деятельность представительного органа муниципального образования Боградский район обеспечивается системой взаимоувязанной управленческой документации. Представительный орган муниципального образования в соответствии с Уставом, компетенцией, порядком разрешения вопросов (единоначальный или коллегиальный), объемом и характером взаимосвязей между другими органами и организациями принимает нормативные правовые акты.
1.Подготовка и оформление законодательных актов представительного органа
В соответствии с Законом от 6 октября 2003 года N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации" и Уставом муниципального образования Боградский район представительные органы сельсоветов обладают правом законодательной инициативы в Совете депутатов муниципального образования Боградский район.
Необходимым условием для внесения проекта решения в Совет депутатов муниципального образования Боградский район является представление инициатором вместе с текстом проекта решения следующих документов:
а) решение представительного органа о внесении проекта решения;
б) пояснительная записка с обоснованием необходимости принятия решения;
в) финансово-экономическое обоснование (в случае внесения проекта решения, реализация которого потребует дополнительных материальных и иных затрат);
г) сопроводительное письмо, подписанное главой муниципального образования, в котором перечисляются все прилагаемые документы.
Проект решения и сопроводительные материалы, представленные в Совет депутатов муниципального образования Боградский район с нарушениями, возвращаются инициатору для доработки.
Проект решения, подготавливаемый для внесения, печатается шрифтом N 12 на стандартных листах бумаги формата А4. В правом верхнем углу текстового поля печатается слово "Проект".
В зависимости от содержания текст проекта решения может подразделяться на части, разделы, главы, статьи. Статьи, в свою очередь, - на части, пункты, подпункты, абзацы. Нумерация частей в статье осуществляется арабскими цифрами. Визы проставляются на лицевой стороне последнего листа законопроекта.
2.Подготовка и оформление протоколов и решений заседаний представительного органа и комиссий
Заседания Совета депутатов и комиссий Совета депутатов оформляются протоколом.
Протокол - это документ, фиксирующий факт проведения заседания коллегиального органа, ход обсуждения поставленных вопросов и принятия решения по ним. Протокол составляется на основе записей, произведенных во время заседания, представленных тезисов, докладов и выступлений, справок, проектов решений. Материалы к обсуждению представляются структурными подразделениями, на которые возложена подготовка тех или иных вопросов, в сроки, определенные представительным органом.
Записи во время заседания органа, сбор материалов и подготовка текста возлагаются на секретаря или специалиста. Протокол должен быть готов не позднее чем через три дня со дня проведения заседания.
Подлинники документов по вопросам, рассмотренным на заседании, направляются для подшивки в дело вместе с выпиской из протокола о принятых решениях.
На протоколе ставится дата проведения с порядковым номером заседания. Заголовком протокола является наименование коллегиального органа.
Например:
Протокол N ___
сессии Совета депутатов
муниципального образования Боградский район
от ______________ 2006 г.
Текст протокола состоит из вводной и основной частей. В вводной части указываются инициалы и фамилии председательствующего на заседании, присутствующих членов коллегиального органа, список приглашенных на заседание. На заседание комиссии могут быть приглашены эксперты, представители заинтересованных государственных, муниципальных органов и общественных объединений, а также средства массовой информации. В вводной части указывается повестка дня с подробным описанием всех вопросов, рассматриваемых на заседании, и докладчиками по каждому вопросу.
Вторая - основная часть протокола делится на разделы в соответствии с пунктами повестки дня. Каждый раздел строится по форме: слушали - докладчик - выступили - решили.

    Например: Слушали: "Об утверждении бюджета муниципального
    образования Боградский район на 2006 год".
              Докладчик: Л.Н. Никулина
              В обсуждении принимали участие:
              В.А. Сацук,
              В.Н. Кочетков: "............................"
    Решили:
    1. Утвердить бюджет муниципального образования Боградский
    район на 2006 год.
    Результаты голосования: За - 11,
                            Против - нет,
                            Воздержались - нет.
    Принято решение (прилагается).

Каждый раздел оформляется с красной строки.
В разделе "Слушали" указываются вопросы по повестке дня.
В разделе "Докладчик" указывается тот, кто докладывает по вопросу (это может быть председательствующий на заседании, член постоянной комиссии, а также приглашенный).
В разделе "В обсуждении принимали участие" указываются те, кто принимал участие в обсуждении вопроса, а также краткое изложение их выступлений.
Допускается форма составления протокола, при которой фиксируются только принятые решения по соответствующим вопросам.
В разделе "Решили" оформляется решение коллегиального органа по каждому конкретному вопросу повестки дня.
По вопросам, вносимым на заседание Совета депутатов или заседание постоянной комиссии, Совет депутатов или комиссии принимают решения в рамках своей компетенции. Решение принимается открытым или тайным голосованием, в соответствии с Уставом муниципального образования, Регламентом Совета депутатов муниципального образования.
Например:
РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ
РЕСПУБЛИКА ХАКАСИЯ
СОВЕТ ДЕПУТАТОВ МУНИЦИПАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ
БОГРАДСКИЙ РАЙОН
РЕШЕНИЕ
от "___" _______2006 года N ____
О ПЕРСПЕКТИВНОМ ПЛАНЕ
РАБОТЫ СОВЕТА ДЕПУТАТОВ
МУНИЦИПАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ
БОГРАДСКИЙ РАЙОН НА 2006 ГОД
Заслушав информацию председателя Совета депутатов М.С. Тартачакова "О перспективном плане работы Совета депутатов муниципального образования Боградский район на 2006 год", в соответствии с Регламентом и на основании Устава муниципального образования Боградский район Совет депутатов муниципального образования Боградский район решил:
1.Утвердить перспективный план работы Совета депутатов муниципального образования Боградский район на 2006 год (согласно приложению).
2.Контроль над исполнением данного решения возложить на постоянную комиссию по бюджету, финансам и экономической политике.
3.Настоящее решение вступает в силу со дня его принятия.
Председатель
Совета депутатов
муниципального образования
Боградский район
М.С.ТАРТАЧАКОВ
Постоянные комиссии Совета депутатов оформляют свои заседания также протоколами. Решения постоянной комиссии оформляются в форме выписки из протокола, в которой указываются вопрос и решение, принятое по нему. Выписка из протокола делается на бланке постоянной комиссии. Например:
Бланк постоянной комиссии
_________________________________
Выписка из протокола
заседания постоянной комиссии
по бюджету, финансам и экономической политике
от 12 декабря 2005 года N 15
СЛУШАЛИ:
1.О проекте перспективного плана Совета депутатов Бородинского сельсовета на 2006 год.
Решили:
Одобрить перспективный план Совета депутатов Бородинского сельсовета на 2006 год и рекомендовать Совету депутатов Бородинский сельсовет утвердить проект плана.
Председатель
постоянной комиссии
С.БАХАРЕВА
Копии протоколов, решений и выписок из протоколов по необходимости рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки. Принятые решения доводятся до исполнителя в виде выписок из протоколов, которые заверяются печатью.
3.Подготовка и оформление документов председателя представительного органа
Председатель в пределах своей компетенции издает распоряжения.
Распоряжениями оформляются решения нормативного характера, а также по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам внутренней работы представительного органа. Распоряжение - распорядительный документ, издаваемый в целях разрешения вопросов, не требующих коллегиального рассмотрения. Нумеруются распоряжения в пределах одного года. Заголовок к тексту должен быть кратким и соответствовать основному содержанию. В текст распоряжения при необходимости включается констатирующая часть, в которой излагаются цели и задачи предписываемых действий и основания, вызвавшие принятие документа.
В распорядительной части указывается, кому и какие действия предписываются и в какие сроки. Текст распоряжения может иметь приложение. Распоряжение имеет следующие реквизиты:
- Наименование органа.
- Наименование вида документа - распоряжение.
- Дата и номер оформляются словесно-цифровым способом; номер состоит из знака N и порядкового номера приказа, например: 5 февраля 2006 г.
N 21; или 05.02.2006 N 21.
Заголовок должен кратко и точно отражать содержание текста распоряжения. Текст распоряжения может состоять из двух частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной.
В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Она может начинаться словами: "в целях", "в соответствии", "во исполнение" и т.д. Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа в творительном падеже, его дата, номер, заголовок.
Распорядительная часть должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения. Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Если распоряжение изменяет или отменяет ранее изданный документ, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами "Признать утратившим силу...".
Последний пункт распоряжения может содержать сведения о подразделении или должностном лице, на которое возлагается контроль за исполнением распоряжения.
Распоряжения подписывает руководитель органа, а в его отсутствие - лицо, его замещающее. Подпись состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, личной подписи и расшифровки подписи (инициалы, фамилия).
В распоряжение не включается пункт "Довести до сведения", т.к. подразделения или должностные лица, до сведения которых доводится распоряжение, указываются в рассылке.
1.Работа с запросами депутатов
Депутатский запрос - это способ получения представительным органом муниципального образования информации или разъяснения по той или иной проблеме.
Депутатским запросом считается внесенное в письменной форме на рассмотрение представительного органа муниципального образования и принятое представительным органом муниципального образования обращение депутата (группы депутатов) по вопросам, имеющим общественное значение.
Депутатский запрос вносится по вопросам, имеющим общественное значение. На этапе подготовки запроса целесообразно максимально использовать другие возможности, предоставленные депутату законодательством, к которым можно отнести: право обращения депутата в органы муниципальной и государственной власти, органы местного самоуправления, находящиеся на территории муниципального образования, на предприятия и в учреждения. Необходимость запроса очевидна, если другие средства исчерпаны и требуется поддержка представительного органа.
Запрос может быть внесен депутатом или группой депутатов в письменной форме. Запрос подписывается депутатом или, в случае его внесения от группы депутатов, всеми депутатами.
Депутатский запрос депутат вправе направлять руководителям органов муниципальной и государственной власти, органов местного самоуправления, расположенных на территории муниципального образования, предприятий, учреждений, организаций независимо от организационно-правовых форм и форм собственности, расположенных на территории соответствующего муниципального образования, по кругу вопросов, относящихся к ведению представительных органов местного самоуправления и входящих в компетенцию указанных органов, предприятий, организаций и учреждений и их должностных лиц.
Нормативным правовым актом представительного органа муниципального образования можно "наделить" депутатский запрос рядом отличительных черт, как-то:
- необходимость включения в повестку дня заседания представительного органа и обязательного оглашения на заседании представительного органа;
- обязательность проведения обсуждения по запросу;
- обязательность принятия решения представительного органа по запросу.
Этим депутатский запрос существенно отличается от депутатских обращений, а также вопросов, критических замечаний и предложений, высказанных на заседании представительного органа.
Порядок внесения депутатского запроса на рассмотрение на заседание представительного органа муниципального образования целесообразно закрепить в нормативном правовом акте органа местного самоуправления. Для внесения депутатского запроса на федеральном и региональном уровне не установлено никаких сроков. Запрос может быть сделан депутатом или группой депутатов как заблаговременно, так и на самом заседании представительного органа. Желательно, чтобы запрос был сделан заблаговременно. Такой порядок дает возможность, во-первых, пригласить на заседание соответствующее должностное лицо, во-вторых, должностному лицу или органу, к которому обращен запрос, обстоятельно подготовиться к ответу на заседании представительного органа, принять необходимые оперативные меры к устранению недостатков.
Возможно закрепление в нормативном правовом акте определенной формы депутатского запроса. Например, депутатский запрос может начинаться со слов: "Прошу (Ф.И.О.) огласить следующий запрос к должностному лицу или органу...". Далее приводятся факты, обстоятельства, которые вызвали необходимость у депутата, группы депутатов внести запрос. В конце - подпись депутата или группы депутатов.
В нормативном правовом акте органа муниципального образования возможно закрепление следующего порядка рассмотрения депутатского запроса. После оглашения запроса предоставляется возможность руководителю органа или должностному лицу, которому адресован запрос, дать ответ. На запрос обязано отвечать лицо, к которому он обращен (либо в его отсутствие - исполняющий его обязанности). Если запрос адресован к коллегиальному органу, то ответ по решению этого органа дает один из его руководителей или членов.
В любом случае ответы на запрос депутата звучат только на заседаниях представительного органа. Председательствующий на заседании представительного органа после ответа должностного лица на запрос выясняет у депутата(ов), внесшего(их) запрос, удовлетворен(ы) ли ответом, нет ли у него вопросов к должностному лицу, не желает ли он дать пояснения; затем спрашивает у депутатов, есть ли необходимость открывать прения или ответ принимается к сведению. Итогом обсуждения является решение представительного органа по запросу, в котором дается оценка положения дел, работы конкретных органов и лиц, указание на выявленные недостатки и установление сроков их устранения. На должностных лиц, подчиненных представительному органу и виновных в допущенных нарушениях, могут налагаться взыскания в порядке, установленном законодательством.
Депутат или группа депутатов, которые обратились с запросом, могут представить проект решения представительного органа о том, какую позицию, по их мнению, должен занять представительный орган в данном случае. Заранее подготовленный проект решения представительного органа поможет активнее провести обсуждение, и сила запроса повысится. Действенность запросов повышается и при обеспечении гласности, постоянном внимании к ним представительного органа.
5.Работа с обращениями граждан
Работа с обращениями граждан в представительном органе ведется в соответствии с Федеральным законом от 2 мая 2006 года N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации".
На канцелярию представительного органа или лицо, наделенное данными полномочиями, возлагается работа по регистрации, учету, обработке обращений граждан.
Обращения граждан, направленные в адрес конкретного депутата, контролю не подлежат.
После регистрации письма направляются Председателю представительного органа для рассмотрения и наложения резолюции, за исключением писем, адресованных в постоянные комиссии или конкретному депутату.
Обращения граждан, рассмотренные Председателем представительного органа, в соответствии с его поручением направляются в подразделения исполнительного органа или депутату в течение трех дней, а содержание резолюции заносится в учетную карточку.
Обращение граждан рассматривается в течение 30 дней со дня регистрации письменного обращения.
Сроки ответа на обращения граждан могут быть при необходимости в порядке исключения продлены Председателем представительного органа в случаях проведения специальной проверки, истребования дополнительных материалов, но не более чем на один месяц, с обязательным уведомлением заявителей об этом и с занесением нового срока исполнения в учетную карточку.
Не допускается отправка ответов на письма граждан без регистрации в канцелярии. Копия ответа остается в материалах переписки канцелярии.
6.Служебные письма
Служебные письма готовятся:
- как ответы о выполнении поручений руководства;
- как исполнение поручений руководства по обращениям граждан по вопросам, относящимся к компетенции представительного органа;
- как ответы на запросы организаций и частных лиц;
- как инициативные письма.
Срок подготовки ответных писем устанавливается резолюцией руководителя на основании имеющихся сроков исполнения поручений, запросов или по решению автора резолюции.
Тексты ответных писем должны точно соответствовать заданиям, зафиксированным в резолюции руководителя. Сроки подготовки инициативных писем определяются руководителями структурных подразделений.
Служебные письма печатаются на стандартных бланках.
В реквизит "адресат" входит полный почтовый адрес, название адресата (учреждения или лица, которому он направляется).
Заголовок к тексту документа должен быть кратким и точно передавать смысл текста, отвечать на вопрос "о чем?": "о выделении...", "об изменении..." и т.д.
Заголовок составляется лицом, готовящим проект документа.
Датой документа является дата его подписания (распорядительные документы, письма) или события, зафиксированного в документе (протокол, акт); для утверждаемого документа (план, инструкция, положение, отчет) - дата утверждения.
Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. При подготовке проекта документа печатается только обозначение месяца и года.
Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны датироваться и подписываться.
Способ написания даты зависит от характера документа: в нормативных документах, определяющих права граждан и организаций, а также содержащих сведения финансового характера, используется словесно-цифровой способ оформления даты (29 апреля 2006 г.), а в остальных случаях - цифровой в следующей последовательности: день, месяц, год (29.04.2006).
Документы, направляемые в вышестоящие органы, федеральные органы представительной и судебной власти, подписываются руководителем органа или, по его поручению, Первым заместителем руководителя.
Документы, направляемые подчиненным и сторонним организациям, гражданам, подписываются руководителем, его заместителями или руководителями структурных подразделений в соответствии с их компетенцией.
В состав подписи входят: наименование должности лица, подписавшего документ (при использовании должностного бланка наименование должности не указывается), личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия).
Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель. При этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия (исправления можно внести от руки или машинописным способом, например: "и.о.", "зам."). Не допускается подписывать документы с предлогом "за" или проставлением косой черты перед наименованием должности.
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.
При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, но представляющими разные органы, подписи располагают на одном уровне.
Документы адресуют организациям, их структурным подразделениям или конкретным лицам.
При адресовании документа организации, ее структурному подразделению без указания должностного лица их наименования пишутся в именительном падеже.

    Например:
                                        Верховный Совет
                                        Республики Хакасия
                                        Комитет по здравоохранению

При направлении документа конкретному должностному лицу наименование организации и подразделения указывается в именительном падеже, а должность и фамилия - в дательном.

    Например:
                                        Верховный Совет
                                        Республики Хакасия
                                        Председателю комитета по
                                        здравоохранению
                                        В.А. Злаказову

При адресовании документа руководителю организации ее наименование входит в состав наименования должности адресата.

    Например:
                                        Главе
                                        муниципального образования
                                        Боградский район
                                        В.К. Тоторову

При адресовании документа физическому лицу указывают инициалы и фамилию получателя, затем почтовый адрес.

    Например:
                                        И.П. Калинину
                                        ул. Садовая, д. 5, кв. 12
                                        с. Боград
                                        Боградский район, 655340

Согласование документа оформляется визой на документе или грифом согласования.
Визирование проекта документа проводится при необходимости оценки обоснованности документа, соответствия его правовым актам и ранее принятым решениям.
Представляемые на подпись документы визируются исполнителем (отв. исполнителем) и руководителем подразделения, где готовился проект документа.
Визы включают в себя личную подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату. Виза проставляется в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника распорядительного правового акта. На проекте законодательного акта, на внутреннем документе и на копии отправляемого документа визы проставляются на лицевой стороне документа.
Замечания, особые мнения и дополнения к проекту документа оформляются на отдельном листе. В этом случае виза оформляется следующим образом:

    Замечания прилагаются
    Начальник юридического отдела
    Личная подпись                                      А.С. Иванов
    28.10.2000

Замечания докладываются руководителю, подписывающему документ.
Согласование проекта документа проводится с органами управления и организациями, интересы которых в нем затрагиваются, - внешнее согласование.
Внешнее согласование документа оформляется соответствующим грифом. Гриф согласования включает в себя слово Согласовано, наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личную подпись, расшифровку подписи и дату согласования или название документа, подтверждающего согласование, его дату и индекс.

    Например:
    Согласовано
    Председатель
    Совета депутатов
    ________________                           ___________________
    (личная подпись)                           (инициалы, фамилия)
    10.03.2003

При оформлении письма на двух или более страницах вторая и последующие страницы нумеруются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами.
Текст письма излагается от 3-го лица единственного числа.
Например:

"Совет депутатов считает..." или
"Совет депутатов, рассмотрев Ваше сообщение, информирует о том, что...".

Если письмо написано на бланке должностного лица, то его текст излагается от 1-го лица единственного числа: "прошу...", "направляю...".
Текст письма, как правило, состоит из двух частей.
В первой части излагается причина, обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т.д.
II.Организация документооборота и исполнения документов
7.Прием, обработка и распределение поступающих документов
Движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки образует документооборот.
Доставка документов, как правило, осуществляется средствами почтовой и электрической связи.
С помощью почтовой связи доставляются письменная корреспонденция, бандероли, а также печатные издания.
По каналам электрической связи поступают телеграммы, факсограммы, телефонограммы, сообщения по электронной почте.
Поступающие документы принимаются, предварительно рассматриваются, регистрируются, рассматриваются руководством и доставляются исполнителям.
Рассмотренные руководством документы возвращаются в канцелярию, где в контрольную карточку документа вносится содержание резолюции, а документ передается на исполнение ответственному за исполнение сотруднику. Подлинник документа передается ответственному исполнителю, а остальным - копии.
Конверты с документами вскрываются (за исключением конвертов с пометкой "лично"), проверяется правильность доставки, целостность упаковки документов.
Основой организации документооборота является регистрация документов - запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.
Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях.
Регистрируются документы, поступающие из других организаций и от физических лиц, а также создаваемые - внутренние и отправляемые.
Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания.
Документы регистрируются один раз: поступающие - в день поступления, создаваемые - в день подписания или утверждения. При передаче документа из одного подразделения в другое он повторно, как правило, не регистрируется.
Регистрация документов производится в пределах групп, в зависимости от названия вида документа, автора и содержания. Например, отдельно регистрируются документы, поступившие из Правительства Республики Хакасия, Верховного Совета Республики Хакасия, решения представительного органа, приказы руководителя по основной деятельности, приказы по личному составу, служебная переписка, обращения граждан.
Документы регистрируются в регистрационно-контрольной форме (РКФ) - традиционных или электронных карточках, журналах.
Поступившие телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема, регистрируются по тем же правилам, что и письма.
Документы подразделяются на регистрируемые и нерегистрируемые. Регистрации не подлежат:
- бухгалтерские документы;
- документы материального учета;
- периодические и печатные издания (газеты, журналы, брошюры, книги);
- поздравительные письма, открытки, телеграммы, а также пригласительные билеты;
- рекламные извещения, проспекты;
- формы статистической отчетности, сводки, информации, присланные для сведения.
Текст поступившей телефонограммы записывается на специальном бланке или в журнале и оперативно передается руководителю, которому она адресована.
Служебная информация, принимаемая по каналам факсимильной связи, не является официальным документом и не регистрируется. После записи в журнале факсограмма передается адресату. Факсограмма может быть зарегистрирована после рассмотрения руководителем и наложения соответствующей резолюции.
8.Порядок прохождения внутренних документов
Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления должно соответствовать прохождению отправляемых документов, а на этапе исполнения - поступающих документов.
Оформленные документы передаются на подпись руководству в соответствии с правом подписи документов и распределением обязанностей.
9.Контроль исполнения документов, организация контроля исполнения
Контроль исполнения включает в себя: постановку на контроль, предварительную проверку и регулирование хода исполнения, снятие с контроля, направление исполненного документа в дело, учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов, информирование руководителей в целях своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах.
Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях. Сроки исполнения документов определяются руководителем исходя из срока, установленного организацией, направившей документ, или сроков, установленных законодательством.
Документы подлежат исполнению в следующие сроки:
- с конкретной датой исполнения - в указанный срок;
- без указания конкретной даты исполнения, имеющие в тексте пометку "срочно", - исполняются в 3-дневный срок; имеющие пометку "оперативно" - в 10-дневный срок, остальные - в срок не более месяца;
- по депутатскому запросу - не позднее чем через 30 дней со дня получения;
- по обращениям граждан - не более 30 дней.
Если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению не позднее рабочего дня, предшествующего нерабочему дню.
Дата исполнения указывается в резолюции руководителя и фиксируется в регистрационном журнале.
Снятие документа с контроля осуществляет руководитель или по его поручению канцелярия (служащий, отвечающий за этот участок работы), снятие документа с контроля оформляется отметкой об исполнении документа и направлении его в дело: краткие сведения об исполнении или ссылка на документ (дата и номер), свидетельствующий об исполнении; отметка "в дело", номер дела, в котором будет храниться документ, дата; подпись исполнителя или руководителя структурного подразделения, в котором исполнен документ.
Документ считается исполненным и снимается с контроля после фактического выполнения поручений по существу, документированного подтверждения исполнения и сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам, или если в представленных по нему материалах о выполнении не дано дополнительных поручений и материалы не возвращены на доработку.
Председатель
Совета депутатов
муниципального образования
Боградский район
М.С.ТАРТАЧАКОВ