Сообщение от 12.04.2005 г № Б/Н
Информационное сообщение Межрайонной ИФНС РФ N 1 по Республике Хакасия от 12.04.2005
Для целей взаимовыгодного сотрудничества российские фирмы не жалеют средств на проведение приемов и официальных обедов. Эти затраты принято считать представительскими расходами. К сожалению, в связи с тем, что в бухгалтерском и налоговом законодательстве много неясностей и спорных моментов, организации затрудняются правильно отразить эти расходы в учете. Одним из таких моментов является отнесение расходов на алкогольные напитки к представительским.
Оформление представительских расходов документами
Многие фирмы вынуждены осуществлять расходы, связанные с приемом и обслуживанием представителей других организаций, а также иностранцев, участвующих в переговорах. Что же все-таки такое представительские расходы? Для того чтобы ответить на этот вопрос, необходимо обратиться к Налоговому кодексу.
Представительские расходы - это расходы на официальный прием и обслуживание представителей других организаций, которые участвуют в переговорах для установления и поддержания взаимного сотрудничества, а также участников, прибывших на заседание совета директоров или другого руководящего органа налогоплательщика. Причем независимо от места проведения указанных мероприятий (п. 2 ст. 264 НК РФ).
Как известно, расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты, которые осуществляет организация (ст. 252 НК РФ). Под обоснованными понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме. Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, удостоверенные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ.
Все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Они служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет (п. 1 ст. 9 Закона РФ от 21 ноября 1996 года N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете").
Обратите внимание!
Представительские расходы включаются в состав затрат по производству продукции, выполнению работ, оказанию услуг только при наличии первичных документов. В них должны быть указаны:
- дата приема;
- место проведения деловой встречи;
- список приглашенных лиц;
- список участников со стороны организации;
- назначение расходов;
- величина произведенных расходов.
В целях организации приема подотчетному лицу предоставляется определенная сумма. Она выдается на основании приказа руководителя о порядке выдачи подотчетных средств на представительские расходы. В приказе также указываются лица, которым предоставляются денежные средства. О том, сколько средств израсходовано и сколько списано на представительские расходы, должно быть также установлено приказом. За проведение официального мероприятия назначается ответственное лицо.
Руководителем организации подписывается приказ о направлении приглашения на деловой прием. Он должен содержать цель прибытия представителей других фирм. Целью в данной ситуации является проведение переговоров, которые должны проходить в рамках уже заключенного договора или для установления взаимного сотрудничества между фирмами.
В бухгалтерию организации передается программа проведения деловой встречи. В ней указываются дата, место, сроки проведения, количество приглашенных лиц и участников. Предоставляется также смета представительских расходов. После проведения приема в бухгалтерию должны быть представлены отчет о расходах на проведение деловой встречи и акт на списание представительских расходов (авансовый отчет).
Расходы на представительские цели подтверждаются:
- документами, подтверждающими транспортные расходы;
- документами, подтверждающими услуги переводчика;
- счетами предприятий общепита;
- другими первичными учетными документами (кассовые, товарные чеки с подробной расшифровкой, накладные, торгово-закупочные акты и т.д.).
Если акты составлены в произвольной форме и не содержат обязательные реквизиты, то они не могут служить оправдательными документами, которые подтверждают представительские расходы.
Документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. Об этом гласит п. 2 ст. 9 Закона РФ N 129-ФЗ.
В организации утверждается график документооборота. На его основании производится передача первичных учетных документов в бухгалтерию в определенном порядке и в установленные сроки (п. 15 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утвержденного приказом Минфина РФ от 29 июля 1998 года N 34).
Особенности бухгалтерского и налогового учета
Определение представительских расходов дано в п. 2 ст. 264 НК РФ, но нормы бухгалтерского законодательства не предусматривают такого понятия. Для того чтобы разобраться, как учитываются такие расходы в бухгалтерском учете, необходимо руководствоваться Положением по бухгалтерскому учету "Расходы организации" ПБУ 10/99, утвержденным приказом Минфина РФ от 6 мая 1999 г. N 33н.
В бухгалтерском и налоговом учете представительские расходы и их фактическая величина различны. Проанализировать это можно, обратившись к нижеприведенной схеме.
Следует отметить, что перечень представительских расходов, приведенный в НК РФ, является закрытым. В п. 2 ст. 264 НК РФ указано, что к ним не относятся расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактики или лечения заболеваний.
Представительские расходы в течение отчетного (налогового) периода включаются в состав прочих расходов в размере, не превышающем 4% от расхода налогоплательщика на оплату труда за этот отчетный (налоговый) период. При налогообложении прибыли не учитываются представительские расходы в части, превышающей установленный лимит (п. 42 ст. 270 НК РФ).
Если согласно учетной политике организация применяет метод начисления, то представительские расходы являются косвенными. Сумма косвенных расходов, произведенных в отчетном периоде, в полном объеме относится к расходам текущего отчетного (налогового) периода (п. 2 ст. 318 НК РФ). Но при этом должны соблюдаться требования, предусмотренные НК РФ.
В случае применения кассового метода представительские расходы учитываются только после их оплаты.
Датой осуществления прочих расходов является дата утверждения авансового отчета на представительские расходы.
Представительские расходы формируют расходы по обычным видам деятельности. Эти расходы отражаются в бухучете в сумме, равной величине оплаты в денежной и иной форме или величине кредиторской задолженности (ПБУ 10/99).
В бухгалтерском учете представительские расходы учитываются на счете 26 "Общехозяйственные расходы", а в торговой организации - на счете 44 "Расходы на продажу" (План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организации и Инструкция по его применению, утвержденные приказом Минфина РФ от 31 октября 2000 года N 94н).
Разница между налоговым и бухгалтерским учетом представительских расходов отражается на основании ПБУ 18/02 "Учет расчетов по налогу на прибыль", утвержденного приказом Минфина РФ от 19 ноября 2002 года N 114н.
Представительские расходы, признанные в бухгалтерском учете сверх указанной предельной величины, являются вычитаемой временной разницей. Эта разница приводит к образованию отложенного налога на прибыль. Он, в свою очередь, уменьшает сумму налога на прибыль, которая подлежит уплате в бюджет в следующем за отчетным или в последующих отчетных периодах (подп. 8 - 11 ПБУ 18/02). Вычитаемые временные разницы отражаются обособленно (в аналитическом учете соответствующего счета учета активов и обязательств, в оценке которых возникла вычитаемая временная разница).
В соответствии с п. 14 ПБУ 18/02 величина, определяемая как произведение вычитаемой временной разницы, возникшей в отчетном периоде, на ставку налога на прибыль, установленную законодательством РФ о налогах и сборах и действующую на отчетную дату, является отложенным налоговым активом. Он признается в том отчетном налоговом периоде, когда возникает вычитаемая временная разница, при условии существования вероятности того, что организация получит налогооблагаемую прибыль в последующих отчетных периодах.
Для обобщения информации о наличии и движении отложенных налоговых активов предназначен счет 09 "Отложенные налоговые активы".
Что касается НДС, то после оплаты этих расходов организация вправе принять к вычету НДС, относящийся к расходам, признанным при налогообложении прибыли (подп. 2 п. 7 ст. 171, п. 1 ст. 172 НК РФ).
Советник налоговой службы
Российской Федерации III ранга
Межрайонной ИФНС России N 1
по Республике Хакасия
НАДЕЖДА ГРИЦАЕВА