Приложение к Постановлению от 24.01.2005 г № 73 Положение
Положение об общем отделе управления делами администрации города Абакана
1.Общие положения
1.1.Общий отдел Управления Делами является структурным подразделением Управления Делами администрации города (далее - общий отдел), образуется в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации и Республики Хакасия "О местном самоуправлении" и действует на основании настоящего Положения.
При осуществлении своих функций взаимодействует со всеми структурными подразделениями администрации города.
1.2.В своей деятельности общий отдел руководствуется: законодательными и нормативными документами, касающимися организации делопроизводства и контроля, Уставом города Абакана, распоряжениями и указаниями мэра города и управляющего Делами.
1.3.Общий отдел возглавляется начальником общего отдела, осуществляющим непосредственное управление всей деятельностью подразделения, и подчиняется управляющему Делами.
1.4.Организационная структура и штаты общего отдела устанавливаются с учетом объема выполняемых работ и утверждаются мэром города.
2.Основные задачи
Задачами общего отдела являются:
- организация делопроизводства и документооборота в аппарате администрации города;
- организационно-техническое обеспечение работы по выполнению документов государственных органов, распоряжений и постановлений мэра города, решений городского Совета депутатов;
- качественная подготовка, оформление и своевременное доведение до исполнителей организационно-распорядительных документов городского Совета депутатов и администрации города;
- обеспечение установленного порядка работы с письменными и устными обращениями граждан;
- оказание методической помощи в организации документооборота в подразделениях администрации города;
- обеспечение сохранности документов в здании администрации города.
2.Функции
Общий в соответствии с возложенными на него задачами:
- организует делопроизводство в аппарате администрации города в соответствии с основными положениями Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД), требованиями ГОСТов на организационно-распорядительную документацию, инструкцией по делопроизводству;
- осуществляет мероприятия по совершенствованию делопроизводства, организации труда работников аппарата администрации, внедрению современных систем оргтехники;
- выполняет техническую работу по оформлению постановлений и распоряжений мэра города, своевременную их распечатку и рассылку исполнителям, выдает выписки и справки по принятым постановлениям и распоряжениям;
- составляет проект номенклатуры дел аппарата администрации города;
- обеспечивает в соответствии с законодательством о работе с письмами, регистрацию, учет и контроль за своевременным рассмотрением поступивших в администрацию города предложений, заявлений и жалоб граждан, организует прием по личным вопросам граждан мэром города и его заместителями;
- организует работу по оказанию информационно-справочных услуг населению, снятии копий постановлений и распоряжений мэра города, других распорядительных документов, удостоверение подписей и других услуг;
- принимает, регистрирует и передает по назначению входящую и исходящую документацию, формирует в дела документы в соответствии с утвержденной номенклатурой дел;
- обеспечивает хранение в течение установленного срока законченных делопроизводством дел и документации с последующей сдачей их в архив на государственное хранение;
- оказывает методическую помощь в организации документооборота подразделениям администрации города;
- совместно с хозяйственным отделом администрации принимает меры к внедрению оргтехники;
- общий отдел имеет круглую печать со своим наименованием;
- утверждение Положения об общем отделе производится Мэром города Абакана.
Управляющий Делами
Р.А.КАБАНОВ