Приложение к Приказу от 31.03.2010 г № 100-383 Административный регламент
31.03.2010 № 100-383 административный регламент министерства образования и науки республики хакасия по исполнению государственной функции по рассмотрению обращений граждан
I.Общие положения
1.Административный регламент Министерства образования и науки Республики Хакасия по исполнению государственной функции по рассмотрению обращений граждан (далее - Административный регламент) направлен на защиту прав граждан обращаться лично, направлять индивидуальные и коллективные обращения в органы государственной власти Республики Хакасия и разработан в целях повышения качества исполнения государственной функции Министерства образования и науки Республики Хакасия по рассмотрению обращений граждан.
2.Административный регламент устанавливает сроки и последовательность административных процедур и административных действий в Министерстве образования и науки Республики Хакасия, порядок взаимодействия между его структурными подразделениями, должностными лицами, а также взаимодействие Министерства образования и науки Республики Хакасия с физическими или юридическими лицами (далее - заявители), иными органами государственной власти и местного самоуправления, а также учреждениями и организациями при исполнении государственной функции по рассмотрению обращений граждан.
3.Исполнение государственной функции по рассмотрению обращений граждан в Министерстве образования и науки Республики Хакасия осуществляется в соответствии с:
Конституцией Российской Федерации <1>;
--------------------------------
<1> "Российская газета", 25.12.1993, N 237; 31.12.2008, N 267.
Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" <2>;
--------------------------------
<2> Собрание законодательства Российской Федерации, 08.05.2006, N 19, ст. 2060.
Конституцией Республики Хакасия <3>;
--------------------------------
<3> "Вестник Хакасии", 1995, N 25; 1998, N 5 - 6, N 31 - 32; 2000, N 48 - 49, N 69 - 70; 2001, N 53 - 54; 2003, N 13, N 48 - 49; 2004, N 12; 2005, N 34; 2006, N 36; 2007, N 26.
Постановлением Правительства Республики Хакасия от 28.05.2009 N 226 "Об утверждении Положения о Министерстве образования и науки Республики Хакасия" <4>;
--------------------------------
<4> "Вестник Хакасии", 2009, N 36.
приказом Министерства образования и науки Республики Хакасия от 25.12.2006 N 1371 "О Регламенте Министерства образования и науки Республики Хакасия";
приказом Министерства образования и науки Республики Хакасия от 20.12.2006 N 1359 "Об утверждении Инструкции по работе с обращениями граждан в Министерстве образования и науки Республики Хакасия".
4.Организация работы с письменными и устными обращениями граждан, подготовка и проведение личного приема граждан министром образования и науки Республики Хакасия и его заместителями возложена в соответствии с приказом Министерства образования и науки Республики Хакасия на специалиста отдела материально-технического и организационно-информатизационного обеспечения (далее - специалист по работе с обращениями граждан).
5.Рассмотрение обращений граждан осуществляется министром образования и науки Республики Хакасия и его заместителями.
6.Рассмотрение обращений граждан включает рассмотрение устных и письменных обращений граждан, личный прием граждан.
7.Результатом по исполнению государственной функции по рассмотрению обращений граждан в Министерстве образования и науки Республики Хакасия является разрешение по существу всех поставленных в обращении вопросов, принятие необходимых мер или подготовка необходимых разъяснений и направление заявителю письменного ответа, содержащего результаты рассмотрения его обращения.
8.Заявителями, в отношении которых исполняется государственная функция по рассмотрению обращений граждан, являются:
- граждане Российской Федерации (далее - граждане), обратившиеся лично, а также через своих представителей;
- иностранные граждане и лица без гражданства, за исключением случаев, установленных международным договором Российской Федерации или федеральным законом.
II.Требования к порядку исполнения государственной функции (предоставления государственной услуги) по рассмотрению обращений граждан
1.Порядок информирования населения о правилах исполнения государственной функции по рассмотрению обращений граждан
9.Исполнение государственной функции по рассмотрению обращений граждан в Министерстве образования и науки Республики Хакасия осуществляется на безвозмездной основе.
10.Информация о порядке исполнения государственной функции по рассмотрению обращений граждан в Министерстве образования и науки Республики Хакасия, об установленных для личного приема граждан днях и часах в соответствии с утвержденным графиком, а также требования к письменным обращениям граждан и обращениям, направляемым по электронной почте, сообщаются по телефону сотрудниками Министерства образования и науки Республики Хакасия и размещаются:
- на официальном сайте Министерства образования и науки Республики Хакасия (http://www.edurh.ru);
- посредством публикации в средствах массовой информации;
- на информационном стенде в фойе второго этажа здания.
11.Сведения о месте нахождения, почтовом адресе Министерства образования и науки Республики Хакасия, справочные телефоны изложены в приложении 1 к настоящему Административному регламенту.
12.При информировании о порядке осуществления функции по рассмотрению обращений граждан, ответах на телефонные звонки и устные обращения специалист по работе с обращениями граждан обязан подробно и в вежливой (корректной) форме давать разъяснения обратившимся гражданам по интересующим их вопросам. Ответ должен начинаться с информации о наименовании органа, в который позвонил гражданин, фамилии, имени, отчества и должности специалиста, принявшего телефонный звонок.
При невозможности специалиста, принявшего звонок, ответить на поставленный вопрос, гражданину должен быть сообщен телефонный номер, по которому можно получить необходимую информацию.
2.Срок исполнения государственной функции по рассмотрению обращений граждан
13.Исполнение государственной функции по рассмотрению письменных обращений граждан в Министерстве образования и науки Республики Хакасия осуществляется в течение 30 дней со дня регистрации, если руководителем, рассмотревшим обращение, не установлен более короткий контрольный срок исполнения.
В исключительных случаях срок исполнения функции по рассмотрению конкретного обращения может быть продлен, но не более чем на 30 дней, с обязательным уведомлением заявителя о продлении срока рассмотрения его обращения.
14.Рассмотрение обращений граждан, содержащих вопросы защиты прав ребенка, предложения по предотвращению возможных аварий и иных чрезвычайных ситуаций, производится безотлагательно.
15.Руководители структурных подразделений Министерства образования и науки Республики Хакасия при рассмотрении по поручению руководства Министерства образования и науки Республики Хакасия обращений граждан вправе устанавливать сокращенные сроки рассмотрения отдельных обращений граждан.
3.Перечень оснований для отказа в исполнении государственной функции по рассмотрению обращений граждан
16.Ответ на обращение гражданина не дается, если:
- в письменном обращении гражданина содержится вопрос, по которому ему многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, при условии, что указанное обращение и ранее направляемые обращения направлялись в один и тот же государственный орган, орган местного самоуправления или одному и тому же должностному лицу;
- в обращении обжалуется судебное решение;
- в обращении содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, содержащие угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи;
- в обращении не указаны личные данные (фамилия, имя, отчество) обратившегося и почтовый адрес для ответа;
- от гражданина поступило заявление о прекращении рассмотрения обращения;
- текст письменного обращения не поддается прочтению или не имеет смыслового содержания;
- ответ по существу поставленного в обращении вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законодательством тайну.
17.Об отказе в ответе на обращение по существу поставленных в нем вопросов письменно сообщается обратившемуся гражданину.
Отказ в дальнейшем рассмотрении обращения может быть дан заявителю и в ходе личного приема, если ему ранее уже был дан ответ по существу поставленных в обращении вопросов.
18.Обращение, в котором обжалуется судебное решение, возвращается гражданину, направившему обращение, с разъяснением порядка обжалования данного судебного решения.
4.Требования к местам исполнения государственной функции по рассмотрению обращений граждан
19.Помещения, выделенные для осуществления государственной функции по рассмотрению обращений граждан, должны соответствовать Санитарно-эпидемиологическим правилам и нормативам "Гигиенические требования к персональным электронно-вычислительным машинам и организации работы. СанПиН 2.2.2/2.4.1340-03", утвержденным Постановлением Главного государственного санитарного врача Российской Федерации от 03.06.2003 N 118 "О введении в действие Санитарно-эпидемиологических правил и нормативов СанПиН 2.2.2/2.4.1340-03".
20.Рабочее место специалиста приемной по работе с обращениями граждан оборудуется компьютерами и иной оргтехникой, необходимым программным обеспечением, позволяющими организовать исполнение государственной функции по рассмотрению обращений граждан в полном объеме, обеспечивается доступ в Интернет, присваивается электронный адрес (e-mail), выделяются бумага, расходные материалы, канцтовары, конверты в количестве, достаточном для исполнения государственной функции.
21.Места для проведения личного приема граждан оборудуются:
- системой кондиционирования воздуха;
- противопожарной системой и средствами пожаротушения;
- системой оповещения о возникновении чрезвычайной ситуации;
- системой охраны.
22.Места ожидания личного приема граждан оборудуются необходимой мебелью (столы, стулья), обеспечиваются канцелярскими принадлежностями для написания письменных обращений, информационными стендами, создавая комфортные условия для заявителей.
23.Вход в здание Министерства образования и науки Республики Хакасия оборудуется пандусом для беспрепятственного доступа инвалидам и лицам с ограниченными опорно-двигательными функциями.
5.Требования к письменным обращениям граждан
24.Письменное обращение гражданина в обязательном порядке должно содержать наименование органа исполнительной власти Республики Хакасия - Министерство образования и науки Республики Хакасия, либо фамилию, имя, отчество соответствующего должностного лица, либо должность соответствующего должностного лица, а также свои фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии), почтовый адрес, по которому должны быть направлены ответ или уведомление о переадресации обращения, изложение сути предложения, заявления или жалобы, личную подпись заявителя и дату.
В случае необходимости к письменному обращению прилагаются документы (в подлинниках или копиях).
25.Обращение, направленное по электронной почте, должно содержать наименование органа исполнительной власти Республики Хакасия - Министерство образования и науки Республики Хакасия или фамилию, имя, отчество должностного лица, которому оно адресовано, изложение существа обращения, фамилию, имя, отчество обращающегося, почтовый адрес заявителя (местожительство), электронный адрес (e-mail), контактный телефон, дату.
26.Обращения граждан, поступающие по электронной почте (e-mail), должны иметь заполненными все предусмотренные поля карточки электронного обращения, содержащие реквизиты обращающегося гражданина. Текст электронного обращения должен быть читаем и корректен. Правильно заполненный почтовый адрес необходим для направления ответа автору обращения.
III.Административные процедуры и административные действия при исполнении государственной функции по рассмотрению обращений граждан
1.Последовательность административных действий при исполнении государственной функции по рассмотрению обращений граждан
27.Административная процедура по исполнению государственной функции по рассмотрению обращений граждан включает в себя следующие административные действия:
- прием и первичная обработка письменных обращений граждан, поступивших в Министерство образования и науки Республики Хакасия;
- регистрация и аннотирование поступивших обращений;
- рассмотрение обращений министром образования и науки Республики Хакасия и его заместителями в соответствии с курируемыми направлениями деятельности;
- личный прием граждан;
- постановка обращений граждан на контроль и осуществление контроля за ходом исполнения обращений граждан;
- продление срока рассмотрения обращений граждан, в случае необходимости;
- оформление ответов на обращения граждан;
- предоставление справочной информации о ходе рассмотрения обращений.
28.Блок-схема исполнения государственной функции по рассмотрению обращений граждан приведена в приложении 2 к настоящему Административному регламенту.
2.Прием и первичная обработка письменных обращений граждан
29.Основанием для начала исполнения государственной функции по рассмотрению обращений граждан является личное обращение гражданина в Министерство образования и науки Республики Хакасия или поступление письменных обращений граждан по каналам почтовой, факсимильной связи либо по электронной почте, а также доставленные непосредственно гражданами или их представителями в Министерство образования и науки Республики Хакасия. Письменные обращения граждан могут быть пересланы также из других государственных органов или от должностных лиц с сопроводительным письмом для рассмотрения по поручению.
30.Обращения, направленные по почте (в том числе телеграммы), и документы, связанные с их рассмотрением, а также обращения граждан, направленные фельдсвязью из федеральных органов государственной власти для рассмотрения в республику, первоначально поступают в канцелярию Министерства образования и науки Республики Хакасия, откуда в тот же день передаются специалисту по работе с обращениями граждан.
Письма, жалобы, заявления граждан, поступившие непосредственно специалисту по работе с обращениями граждан по информационным системам общего пользования (электронная почта, Интернет, телефакс и др.), ежедневно распечатываются на бумажных носителях специалистом, ответственным за прием корреспонденции, и оформляются для рассмотрения руководителями в установленном порядке.
31.Специалист по работе с обращениями граждан, ответственный за прием документов:
- проверяет правильность адресования корреспонденции и целостность упаковки;
- вскрывает конверты (не вскрытые в канцелярии), проверяет наличие в них документов (разорванные документы подклеиваются), к тексту письма подкалывает конверт. Допускается не сохранять конверт, если адрес заявителя дополнительно указан в тексте письма;
- подкалывает к поступившему письму прилагаемые документы (паспорта, военные билеты, трудовые книжки, пенсионные удостоверения, фотографии и другие подобные приложения) при их наличии;
- при недостаче документов (отдельных их листов) или приложений к ним недостающие документы запрашивает по телефону (если он указан в тексте письма), составляет акт в 2-х экземплярах, один из которых приобщает к поступившему документу, второй направляет отправителю. Аналогичный акт составляется на письма, поступившие с денежными знаками, ценными бумагами (облигациями, акциями и т.д.), подарками, который также приобщается к поступившему обращению;
- проверяет на письмах, поступивших по электронным каналам связи, наличие обратного e-mail адреса, фамилии, имени, отчества корреспондента, должностного лица, которому направлено обращение. При необходимости уточняет данные, направив корреспонденту электронный запрос;
- письма, поступившие в Министерство образования и науки Республики Хакасия ошибочно (не по адресу), направляет по указанному в письме адресу или возвращает корреспонденту.
32.Обращения с пометкой "лично", поступившие на имя министра образования и науки Республики Хакасия и его заместителей, вскрываются специалистом по работе с обращениями граждан, регистрируются и рассматриваются руководителями в порядке, аналогичном рассмотрению всех обращений граждан, поступающих в Министерство образования и науки Республики Хакасия.
33.Специалист по работе с обращениями граждан, ответственный за прием документов, получив обращение, нестандартное по весу, размеру, форме, имеющее неровности по бокам, заклеенное липкой лентой, имеющее странный запах, цвет, в конверте которого прощупываются вложения, не характерные для почтовых отправлений (порошок и т.д.), не вскрывая конверт, сообщает об этом заведующему общим отделом и действует в соответствии с Инструкцией о мерах безопасности при приеме и регистрации корреспонденции, поступающей в Министерство образования и науки Республики Хакасия.
34.Результатом выполнения действий по приему и первичной обработке обращений граждан является получение конвертов с письмами граждан на почтовом отделении или фельдсвязью в установленном порядке, вскрытие и подготовка обращений граждан к регистрации.
3.Регистрация и аннотирование поступивших обращений
35.Все предложения, заявления и жалобы граждан, адресованные в Министерство образования и науки Республики Хакасия, переданные из канцелярии или поступившие непосредственно к специалисту по работе с обращениями граждан по факсу, электронной почте или доставленные напрямую гражданами, проходят обязательную регистрацию в день их поступления. Допускается, в случае большого количества поступивших документов, осуществлять их регистрацию в течение 3-х последующих дней с момента поступления. Регистрация производится с использованием системы автоматизированного делопроизводства и документооборота "Дело" (далее - САДД "Дело").
Анонимные письма, содержащие сведения о готовящемся или уже совершенном преступлении, угрозе возникновения чрезвычайной ситуации, незамедлительно передаются в правоохранительные и другие компетентные органы.
36.Обращения граждан, направляемые в Министерство образования и науки Республики Хакасия по подведомственности органами государственной власти Российской Федерации, Правительством Республики Хакасия, членами Совета Федерации и депутатами Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, Верховным Советом Республики Хакасия, депутатами органов законодательной (представительной) власти иных субъектов Российской Федерации и Республики Хакасия и содержащие поручения о рассмотрении, регистрируются как документы, поступившие из вышестоящих органов, и в тот же день передаются на рассмотрение министру образования и науки Республики Хакасия и его заместителям по курируемым направлениям деятельности.
37.Письма граждан, поступившие из редакций средств массовой информации, органов политических партий и общественных организаций (в том числе с просьбой проинформировать о результатах рассмотрения), письма с просьбами о личном приеме министра образования и науки Республики Хакасия и его заместителями, регистрируются и рассматриваются руководителями в установленном порядке и сроки, аналогично обычным обращениям граждан.
38.В случае, если вопрос, поставленный в обращении, находится вне компетенции Министерства образования и науки Республики Хакасия, то обращение в течение семи дней со дня регистрации пересылается по принадлежности в орган, компетентный решать данный вопрос, с уведомлением об этом обратившегося гражданина.
39.Специалист, ответственный за регистрацию обращений граждан:
- в правом нижнем углу первой страницы письма проставляет регистрационный штамп установленной формы с указанием регистрационного номера, присвоенного письму. Регистрационный номер обращения состоит из индекса (по первой букве фамилии гражданина) и порядкового номера обращения, присваиваемого САДД "Дело" автоматически, например, И-24 (обращение Иванова, порядковый номер регистрационной карточки - 24). В случае, если место, предназначенное для штампа, занято текстом письма, штамп может быть проставлен в ином месте, обеспечивающем его прочтение;
- заполняет регистрационную карточку в САДД "Дело", указывая фамилию и инициалы заявителя (в именительном падеже), его адрес. Если письмо подписано двумя и более авторами, то в карточку вносятся первые две или три фамилии (первой вводится фамилия автора, в адрес которого будет направлен ответ). Такое обращение считается коллективным.
Коллективными являются также обращения, поступившие от имени коллектива организации, а также резолюции собраний и митингов (регистрационный номер имеет вид "Кол - порядковый номер обращения");
- отмечает тип доставки обращения в соответствующем поле регистрационной карточки (письмо, телеграмма, доставлено лично и т.п.). Если обращение поступило с сопроводительным письмом, то указывает, откуда оно поступило (из Администрации Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, Верховного Совета Республики Хакасия, Правительства Республики Хакасия, Совета Федерации или Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации и т.д.), проставляет дату и исходящий номер сопроводительного письма;
- отделяет от письма поступившие деньги, паспорта, ценные бумаги, иные подлинные документы (при необходимости с них снимаются копии) и возвращает их заявителю. Деньги возвращаются почтовым переводом, при этом почтовые расходы относятся на счет заявителя. В случае, если заявитель прислал конверт с наклеенными на него знаками почтовой оплаты и надписанным адресом, этот конверт может быть использован для отправления ответа;
- прочитывает текст обращения, осуществляет его аннотирование, выделяет поставленные в обращении проблемы и вносит краткое содержание обращения в регистрационную карточку. Аннотация должна быть четкой, краткой, отражать содержание всех вопросов, поставленных в обращении, обосновывать адресность направления письма на рассмотрение;
- проставляет шифр темы согласно применяемому в САДД "Дело" классификатору. Если в обращении ставится несколько вопросов, то шифр присваивается каждому их них;
- проверяет обращение на повторность, при необходимости сверяет с находящейся в архиве предыдущей перепиской. Повторным считается обращение, поступившее от одного и того же автора по одному и тому же вопросу, если со времени подачи первого обращения не истек установленный законодательством срок рассмотрения или заявитель не удовлетворен полученным ответом;
- осуществляет ввод необходимых примечаний, определяет и вводит фамилию и инициалы исполнителя рассмотрения обращения;
- на поручениях о рассмотрении обращений граждан, поступивших из вышестоящих органов, в которых содержится просьба проинформировать о результатах рассмотрения, проставляет штамп "Контроль", на поручениях Президента Российской Федерации, Председателя Правительства Российской Федерации и его заместителей - штамп "Особый контроль".
40.Результатом выполнения действий по регистрации и аннотированию обращений граждан является внесение данных о поступивших обращениях граждан (регистрация) в информационную систему САДД "Дело" и подготовка каждого обращения гражданина к передаче на рассмотрение.
4.Рассмотрение обращений граждан министром образования и науки Республики Хакасия и направление их на исполнение
41.Специалист по работе с обращениями граждан зарегистрированные письма, жалобы и заявления передает министру образования и науки Республики Хакасия и его заместителям для рассмотрения в соответствии с курируемыми направлениями деятельности.
Обращения граждан передаются на рассмотрение руководству вместе с регистрационными карточками, в которых предусмотрено поле для написания поручения (резолюции) руководителем либо проект резолюции, заранее подготовленный заведующим приемной по работе с обращениями граждан.
42.Поручения (резолюции) министра образования и науки Республики Хакасия и его заместителей вводятся в САДД "Дело". В журнале передачи документов электронной регистрационной карточки обращения фиксируется дата, время и наименование органа государственной власти или местного самоуправления Республики Хакасия, куда направляется обращение на исполнение.
Поручение должно содержать наименование государственного органа, подразделения, фамилии и инициалы должностных лиц, которым дается поручение, кратко сформулированный текст, предписывающий действие, порядок и срок исполнения, подпись руководителя с расшифровкой и датой, а также ссылку на регистрационный номер прилагаемого обращения, если поручение подготовлено руководителем на отдельной карточке для резолюций. Поручение может состоять из нескольких частей, предписывающих каждому исполнителю самостоятельное действие, порядок и срок исполнения поручения.
43.Контрольные сроки исполнения обращений граждан устанавливаются специалистом по работе с обращениями граждан в соответствии с законодательством Российской Федерации в течение 30 дней, если более короткий срок не установлен резолюцией руководителя. Контрольные сроки отражаются в соответствующем поле электронной регистрационной карточки обращения, на свободном поле обращения проставляется штамп контроля.
44.В тексте резолюции (поручения) могут быть указания "срочно" или "оперативно", которые предусматривают соответственно 3-дневный или 10-дневный срок исполнения поручения, считая от даты ее написания.
Исполнение поручений Президента Российской Федерации о рассмотрении обращений граждан осуществляется в 15-дневный срок с выездом на место.
45.Если обращение гражданина направляется на рассмотрение в муниципальные органы, осуществляющие управление в сфере образования, или в республиканские государственные учреждения специалистом по работе с обращениями граждан может быть оформлено сопроводительное письмо, которое подписывается руководителем, рассмотревшим данное обращение.
46.Одновременно с направлением обращения на исполнение заявителю направляется уведомление о том, куда направлено его обращение. Уведомления установленной формы оформляются ответственными специалистами и подписываются руководителем.
Уведомления для писем, поступивших специалисту по работе с обращениями граждан по электронным каналам связи, могут направляться заявителю по указанному электронному адресу.
47.Результатом выполнения процедуры по рассмотрению обращений граждан в Министерстве образования и науки Республики Хакасия и направлению их на исполнение является передача зарегистрированных писем и регистрационных карточек с резолюциями руководства в структурные подразделения министерства, муниципальные органы, осуществляющие управление в сфере образования, или в республиканские государственные учреждения, если вопросы, поставленные в обращении, относятся к компетенции Министерства образования и науки Республики Хакасия, для рассмотрения по существу поставленных в них вопросов.
Отправка документов исполнителям осуществляется через канцелярию Министерства образования и науки Республики Хакасия либо нарочным.
5.Личный прием граждан
5.1.Порядок проведения личного приема граждан
48.Прием граждан министром образования и науки Республики Хакасия и его заместителями осуществляется в соответствии с утвержденным графиком в порядке очередности по предъявлении документа, удостоверяющего личность гражданина.
Граждане, имеющие установленное действующим законодательством Российской Федерации право внеочередного приема, а также беременные женщины принимаются вне очереди.
49.Специалист по работе с обращениями граждан приглашает прибывшего на прием, производит регистрацию заявителя с использованием САДД "Дело", вносит в базу данных сведения о нем: фамилию, имя, отчество, место регистрации, место работы и количество его обращений в Министерство образования и науки Республики Хакасия, содержание устного обращения гражданина.
В случае повторного обращения специалист по работе с обращениями граждан осуществляет подборку всех имеющихся в архиве материалов, касающихся данного заявителя.
Подобранные материалы представляются руководителю, ведущему личный прием.
50.Во время личного приема руководитель, ведущий прием, может принять решение о направлении заявителя для дальнейшего решения вопроса в соответствующий орган государственной власти республики, государственное учреждение либо в орган местного самоуправления по подведомственности поставленных в обращении вопросов.
51.Специалист по работе с обращениями граждан консультирует заявителя, разъясняя порядок разрешения его вопроса, составляет краткую аннотацию обращения и по результатам личного приема вносит информацию о рассмотрении обращения в САДД "Дело".
В случае, если в результате личного приема заявитель получил обоснованное и полное разъяснение по поставленным вопросам и руководитель, ведущий прием, принял решение не проводить дальнейшую работу по данному обращению, специалист по работе с обращениями граждан делает соответствующую отметку "Разъяснено" в базе данных САДД "Дело".
52.Запись на повторный прием к министру образования и науки Республики Хакасия осуществляется не ранее получения гражданином ответа на предыдущее обращение.
53.Во время личного приема руководителем каждый гражданин имеет возможность изложить свое обращение устно либо в письменной форме. По просьбе заявителя, оставившего свое письменное обращение, ему выдается расписка с указанием даты приема обращения, количества принятых листов и сообщается телефон для справок по обращениям. Никаких отметок на копиях или вторых экземплярах принятых обращений не делается.
54.По окончании приема руководитель или заместитель, ведущий прием, доводит до сведения заявителя свое решение или информирует о том, кому будет поручено рассмотрение и принятие мер по его обращению, а также, откуда он получит ответ, либо разъясняет: где, кем и в каком порядке может быть рассмотрено его обращение по существу.
В ходе личного приема гражданину может быть отказано в дальнейшем рассмотрении обращения, если ему ранее был дан ответ по существу поставленных в обращении вопросов.
55.Руководитель или заместитель, ведущий прием, по результатам рассмотрения обращений граждан принимает решение о постановке на контроль исполнения данных во время личного приема поручений.
56.После завершения личного приема руководителем или заместителями, согласно их поручениям, зафиксированным в карточке личного приема, специалист по работе с обращениями граждан оформляет рассылку документов, зафиксировав поручения в регистрационных карточках САДД "Дело". Исполнителям поручений направляются копии карточек личного приема с поручениями руководителя или заместителя, ведущего прием, с прилагаемыми документами (письменное обращение, копии необходимых документов) либо готовится сопроводительное письмо к пакету документов заявителя, которое подписывается руководителем или заместителем, осуществляющим прием.
57.Материалы с личного приема хранятся в архиве канцелярии 5 лет, а затем уничтожаются в установленном порядке.
5.2.Условия, сроки и время личного приема граждан
Министерством образования и науки Республики Хакасия
и его заместителями
58.Личный прием граждан в Министерстве образования и науки Республики Хакасия ведут министр образования и науки Республики Хакасия и его заместители.
59.Техническую работу по организации и обеспечению личного приема граждан министром образования и науки Республики Хакасия и его заместителями осуществляет специалист по работе с обращениями граждан.
60.Министр образования и науки Республики Хакасия и его заместители ведут прием граждан в соответствии с графиком приема.
61.Предварительная запись на личный прием граждан министром образования и науки Республики Хакасия проводится специалистом по работе с обращениями граждан. Запись на прием начинается с первого рабочего дня текущего месяца и производится ежедневно с 9.00 до 18.00 часов (кроме выходных и праздничных дней), в предвыходной и предпраздничный день - с 9.00 до 17.00 часов.
62.Личный прием граждан министром образования и науки Республики Хакасия производится с учетом числа записавшихся на прием с расчетом, чтобы время ожидания в очереди на прием, как правило, не превышало 15 минут.
63.При личном приеме гражданин предъявляет документ, удостоверяющий его личность.
64.При проведении личного приема граждан министром образования и науки Республики Хакасия и его заместителями специалист по работе с обращениями граждан осуществляет заполнение регистрационных карточек в электронной базе данных на каждого гражданина, записавшегося на прием. В карточке указываются личные данные гражданина, его адрес и кратко излагается предмет обращения. При этом, если гражданин не первый раз обращается в Министерство образования и науки Республики Хакасия, осуществляется подборка документов по предыдущим его обращениям.
Специалист по работе с обращениями граждан в ходе личного приема оказывает гражданам информационно-консультативную помощь.
65.При личном приеме могут не рассматриваться обращения граждан по основаниям, указанным в п. 16 настоящего Административного регламента.
66.Результатом исполнения функции по рассмотрению устных обращений граждан, поступивших в ходе личного приема, является разрешение по существу всех поставленных в обращении вопросов или получение гражданином необходимых разъяснений по решению поставленных вопросов.
6.Постановка обращений граждан на контроль
67.На контроль ставятся обращения, в которых сообщается о конкретных нарушениях законных прав и интересов граждан, а также обращения по вопросам, имеющим общественное значение. Постановка обращений на контроль также производится с целью устранения недостатков в работе государственных органов и органов местного самоуправления, получения материалов для обзоров почты, подготовки аналитических записок и информации, выявления обоснованности принимавшихся ранее мер по обращениям граждан, поступавшим в Министерство образования и науки Республики Хакасия неоднократно.
68.В обязательном порядке осуществляется контроль за исполнением поручений Президента Российской Федерации, Председателя Правительства Российской Федерации и его Первых заместителей, председателей палат Федерального Собрания Российской Федерации, руководителя Администрации Президента Российской Федерации, представителя Президента Российской Федерации в Сибирском федеральном округе, главного федерального инспектора в Республике Хакасия, Председателя Правительства Республики Хакасия и его заместителей, Верховного Совета Республики Хакасия о рассмотрении обращений граждан.
69.На особый контроль ставятся поручения Президента Российской Федерации, Председателя Правительства Российской Федерации, председателей палат Федерального Собрания Российской Федерации, полномочного представителя Президента Российской Федерации в Сибирском федеральном округе, Председателя Правительства Республики Хакасия и его заместителей, Верховного Совета Республики Хакасия о рассмотрении обращений граждан, содержащие указание на необходимость подготовки ответа о результатах их рассмотрения. Срок рассмотрения таких обращений устанавливается в 15 дней или в соответствии с текстом поручения. Продление срока исполнения таких обращений производится министром образования и науки Республики Хакасия.
70.Решение о постановке обращения на контроль вправе принять специалист по работе с обращениями граждан. На обращениях, взятых на контроль, перед направлением их на исполнение проставляются штампы "Контроль" и "Подлежит возврату".
71.В случае, если в ответе, полученном от исполнителя, рассмотревшего обращение, указывается, что вопрос, поставленный заявителем, будет решен в течение определенного периода времени, такое обращение может быть поставлено на дополнительный контроль, о чем заявителю направляется уведомление с указанием контрольного срока для ответа об окончательном решении вопроса.
72.Обращение может быть возвращено исполнителю для повторного рассмотрения, если из полученного ответа следует, что рассмотрены не все вопросы, поставленные в обращении, или ответ не соответствует предъявляемым к нему требованиям.
73.Контроль за соблюдением сроков рассмотрения обращений граждан осуществляют специалист по работе с обращениями граждан, начальники отделов, министр образования и науки Республики Хакасия.
74.Результатом осуществления процедуры, изложенной в настоящем разделе регламента, является постановка на контроль общественно значимых обращений граждан и поручений вышестоящих органов по рассмотрению обращений граждан.
7.Продление срока рассмотрения обращений граждан
75.В исключительных случаях, а также в случае направления запроса о предоставлении информации, необходимой для рассмотрения обращения, в иной государственный орган, орган местного самоуправления, образовательному учреждению или должностному лицу срок рассмотрения обращения может быть продлен, но не более чем на 30 дней. При этом гражданину, автору обращения, направляется письмо-уведомление о продлении сроков рассмотрения обращения с указанием причин.
76.Для решения вопроса о продлении срока рассмотрения обращения ответственный исполнитель готовит служебную записку с обоснованием необходимости продления срока и представляет ее руководителю.
77.Специалист по работе с обращениями граждан осуществляет подборку документов по данному обращению и вместе со служебной запиской о продлении представляет документы руководителю, первоначально рассмотревшему данное обращение и подготовившему резолюцию.
78.Решение о продлении срока рассмотрения обращения принимается тем руководителем, который первоначально рассматривал данное обращение и давал поручение.
79.Результатом осуществления процедуры продления срока по исполнению обращения является принятие должностным лицом соответствующего решения и направление письменного уведомления конкретному гражданину (заявителю).
8.Оформление ответов на обращения граждан и подготовка исполненных обращений к архивному хранению
80.Ответы на обращения граждан подписываются министром образования и науки Республики Хакасия или его заместителями в соответствии с поручением руководства, если в резолюции отражена необходимость подготовки ответа за подписью данного должностного лица.
81.Текст ответа должен излагаться четко, последовательно, кратко, исчерпывающе давать пояснения на все поставленные в письме вопросы. При подтверждении фактов, изложенных в жалобе, в ответе следует указывать, какие меры приняты, в том числе к виновным должностным лицам.
82.В ответе в федеральные государственные органы или государственные органы Республики Хакасия должно быть указано, что заявитель проинформирован о результатах рассмотрения его обращения. В ответах по коллективным обращениям указывается, кому именно из авторов дан ответ.
83.Подготовки специального ответа не требуется, если по результатам рассмотрения обращения принят нормативный правовой акт и экземпляр принятого правового акта направлен заявителю.
84.К ответу могут прилагаться подлинники документов, представленных заявителем к письму. Если в письме не содержится просьбы о их возврате, они хранятся в деле.
85.Ответы заявителям печатаются на бланках Министерства образования и науки Республики Хакасия в соответствии с Инструкцией по делопроизводству. В левом нижнем углу ответа обязательно указываются фамилия исполнителя и номер его служебного телефона.
86.Информация по итогам исполнения обращения, поступившего в Министерство образования и науки Республики Хакасия по электронным каналам связи, направляется заявителю либо по e-mail адресу (в этом случае подпись на информации не оформляется); при наличии в тексте обращения почтового адреса письмо-ответ за подписью должностного лица направляется гражданину по почте. Данный порядок направления электронных ответов заявителям устанавливается до внедрения в Республике Хакасия электронной цифровой подписи (далее - ЭЦП); в условиях применения ЭЦП направляемые по электронным каналам связи ответы гражданам удостоверяются в установленном порядке.
86.Если на обращение дается промежуточный ответ, то в тексте указывается срок окончательного разрешения вопроса.
87.После завершения рассмотрения письменного обращения и оформления ответа подлинник обращения и все материалы, относящиеся к рассмотрению, передаются специалисту по работе с обращениями граждан, если обращение имеет отметку "подлежит возврату", где проверяется правильность оформления ответа и краткое его содержание заносится в САДД "Дело". Ответы, не соответствующие требованиям, предусмотренным настоящим Административным регламентом, возвращаются исполнителю для доработки.
При отсутствии на обращении отметки "подлежит возврату" все документы оформляются "в дело" и хранятся в установленном порядке у исполнителя.
88.Поступившие ответы из государственных органов, органов местного самоуправления и других организаций на поручения о рассмотрении обращений граждан регистрируются в САДД "Дело" (в графе "Отчет исполнителя" записываются номер и дата ответа, его краткое содержание), а затем направляются должностному лицу, давшему поручение, для списания "в дело".
89.Списание "в дело" исполненных обращений осуществляется руководителем или заместителями, давшим поручение по исполнению данного обращения. При этом отметка "в дело" проставляется на свободном поле текста ответа, подготовленного исполнителем. Она также должна содержать подпись должностного лица и дату списания документа.
90.В соответствии с Инструкцией по делопроизводству Министерства образования и науки Республики Хакасия исходящему письму - ответу на обращение присваивается тот же регистрационный номер, что и первичному обращению гражданина.
91.При необходимости исполнитель может составить справку о результатах рассмотрения обращения (например, в случае, если ответ заявителю был дан по телефону, в личной беседе либо при рассмотрении обращения возникли обстоятельства, не отраженные в ответе, но существенные для рассмотрения дела).
92.Результатом процедуры по оформлению ответов на обращения граждан является направление конкретному гражданину официального письма за подписью должностного лица по решению поставленных в обращении вопросов, а также, при необходимости, направление информации о результатах рассмотрения обращения в вышестоящие органы.
93.Результатом процедуры подготовки документов по обращениям граждан для архивного хранения является формирование дела, включающего в себя хронологическую подборку всех документов по обращениям конкретного гражданина в рамках одного дела с момента его первого обращения в Министерство образования и науки Республики Хакасия. Все ответы, полученные от исполнителей, должны быть списаны "в дело" руководителем, рассмотревшим обращение.
Оформление дел для архивного хранения осуществляется специалистом по работе с обращениями граждан в соответствии с требованиями Инструкции по делопроизводству Министерства образования и науки Республики Хакасия.
9.Предоставление справочной информации о ходе рассмотрения обращений
94.В любое время с момента регистрации обращения заявитель имеет право ознакомиться с документами и материалами, касающимися рассмотрения обращения, если это не затрагивает права, свободы и законные интересы других лиц и если в указанных документах и материалах не содержатся сведения, составляющие государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну.
95.Справочную работу по исполнению функции по рассмотрению обращений граждан ведет специалист по работе с обращениями граждан.
Справочная информация по вопросам исполнения функции по рассмотрению обращений граждан предоставляется устно специалистом по работе с обращениями граждан.
96.Справки предоставляются по следующим вопросам:
- о получении обращения и направлении его на рассмотрение в органы государственной власти, местного самоуправления, государственные учреждения в соответствии с поручением;
- об отказе в рассмотрении обращения;
- о продлении срока рассмотрения обращения;
- о результатах рассмотрения обращения.
97.Звонки от заявителей по вопросу получения справочной информации об исполнении функции по рассмотрению обращений граждан принимаются ежедневно с 9.00 до 18.00 часов, кроме выходных и праздничных дней, в предвыходной и предпраздничный день - с 9.00 до 17.00 часов.
98.При получении запроса по телефону специалист по работе с обращениями граждан:
- называет наименование органа, в который позвонил гражданин;
- представляется, назвав свои фамилию, имя, отчество;
- предлагает абоненту представиться;
- выслушивает и уточняет, при необходимости, суть вопроса;
- вежливо, корректно и лаконично дает ответ по существу вопроса;
- при невозможности в момент обращения ответить на поставленный вопрос предлагает обратившемуся с вопросом гражданину перезвонить в конкретный день и в определенное время;
- к назначенному сроку сотрудник готовит ответ.
99.Во время разговора специалист по работе с обращениями граждан должен произносить слова четко, избегать "параллельных разговоров" с окружающими людьми и не прерывать разговор по причине поступления звонка на другой аппарат.
100.Предоставление справочной информации о ходе рассмотрения обращений граждан, поступивших в Министерство образования и науки Республики Хакасия по электронным каналам связи, осуществляется по соответствующим запросам адресатов на электронный адрес корреспондента.
101.Специалист по работе с обращениями граждан регулярно готовит статистические материалы в виде таблиц и диаграмм (ежемесячно) и информационно-аналитические записки (1 раз в полугодие) об исполнении функции по рассмотрению обращений граждан и представляет их министру образования и науки Республики Хакасия.
102.Результатом предоставления справочной информации при личном обращении гражданина или по справочному телефону является информирование гражданина по существу обращения в устной форме.
IV.Порядок и формы контроля за исполнением государственной функции по рассмотрению обращений граждан
103.Контроль за полнотой и качеством исполнения государственной функции по рассмотрению обращений граждан включает в себя проведение проверок (в том числе с выездом на место), выявление и устранение нарушений прав заявителей, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на обращения заявителей, содержащие жалобы на решения, действия (бездействие) должностных лиц.
104.Текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами по исполнению государственной функции, и принятием решений специалистами осуществляется министром образования и науки Республики Хакасия путем проверок соблюдения и исполнения положений настоящего Административного регламента, иных нормативных правовых актов Российской Федерации и Республики Хакасия.
105.Сотрудники Министерства образования и науки Республики Хакасия, работающие с обращениями граждан, несут ответственность в соответствии с федеральным законодательством и законодательством Республики Хакасия за соблюдение сроков регистрации обращений, за своевременную передачу их на рассмотрение руководству Министерства образования и науки Республики Хакасия, за сохранность находящихся у них на рассмотрении обращений и документов, связанных с их рассмотрением.
Персональная ответственность сотрудников закреплена в их должностных регламентах.
106.Сведения, содержащиеся в обращениях, а также персональные данные заявителя могут использоваться только в служебных целях и в соответствии с полномочиями лица, работающего с обращением. Запрещается разглашение содержащейся в обращении информации о частной жизни обратившихся граждан без их согласия. Не является разглашением сведений, содержащихся в письмах и заявлениях граждан, направление письменного обращения в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов.
107.При утрате исполнителем документов, содержащих письменное обращение гражданина, назначается служебное расследование, о результатах которого информируется министр образования и науки Республики Хакасия.
108.При уходе в отпуск исполнитель обязан передать все имеющиеся у него на исполнении письменные обращения временно замещающему его специалисту.
109.При переводе на другую работу или освобождении от занимаемой должности исполнитель обязан в установленном порядке сдать все находящиеся у него документы по обращениям граждан (письма, жалобы, заявления, материалы и документы к ним) в приемную по работе с обращениями граждан.
V.Порядок обжалования действий (бездействия) должностного лица, а также принимаемого им решения при исполнении государственной функции по рассмотрению обращений граждан в Министерстве образования и науки
Республики Хакасия
110.Гражданин вправе обжаловать действия (бездействие) по исполнению государственной функции по рассмотрению обращений граждан и решение, принятое по результатам рассмотрения его обращения, в вышестоящий орган, вышестоящему должностному лицу, прокурору или в суд в порядке, предусмотренном законодательством Российской Федерации.
111.Гражданин вправе направить жалобу на действия (бездействие) по исполнению государственной функции по рассмотрению обращений граждан, а также на решение, принятое по результатам рассмотрения его обращения, в инстанционном порядке по отношению к исполнительному органу государственной власти в Апелляционную комиссию по досудебному обжалованию при Правительстве Республики Хакасия в установленные законодательством сроки.
112.Досудебное обжалование действий (бездействия) и решений, осуществляемых (принятых) в ходе исполнения государственной функции, осуществляется в Порядке, установленном Постановлением Правительства Республики Хакасия от 28.02.2008 N 55 "О досудебном обжаловании в исполнительных органах государственной власти Республики Хакасия".